Должностная инструкция секретаря руководителя 2023

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Основные должностные обязанности секретаря

1.6. В период отсутствия секретаря руководителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

3.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

1.3. Секретарь руководителя должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы административного права;
  • основы трудового законодательства;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила охраны труда и пожарной безопасности;

3.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

5.1. Секретарь руководителя привлекается к ответственности:

  • за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
  • за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
  • за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция по специальности «Секретарь руководителя»

Должностная инструкция секретаря школы включает немало обязанностей, для исполнения которых нужно разбираться в образовательной сфере. Потенциальный соискатель имеет больше шансов, если он ранее работал в учебном заведении. Однако выпускники колледжей, получившие специальность «Делопроизводство» тоже имеют высокие шансы на трудоустройство.

Для обеих сторон это повышает эффективность рабочих процессов и снижает вероятность трудовых споров. Помимо этого, как правовой документ, должностная инструкция может использоваться в трудовых и административных спорах, а также в юридических разбирательствах.

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2023г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Учитывая, что должность популярна в разных организациях, среди прочих вакансий вам может встретиться секретарь на ресепшн. В чем особенности этого предложения? Среди обязанностей такого специалиста значится прием телефонных звонков, а также общение с посетителями и выполнение мелких поручений начальства.

Финансовый вопрос всегда интересует соискателей и просто любопытных. Должностная инструкция секретаря не дает прямого ответа на этот вопрос. Если изучать статистику, назвать точную цифру все равно не удастся, потому что разброс зарплат на этой должности слишком велик.

Секретарь (офис-менеджер, референт, делопроизводитель) — это специалист, занимающийся делопроизводством и помогающий организовать работу руководителя компании. Он является «правой рукой» директора и «лицом фирмы». Это незаменимый сотрудник, который поддерживает порядок в документах, согласовывает и организует встречи, ведет деловую переписку.

  1. Должность относится к группе технических исполнителей.
  2. Присвоение должности и освобождение от обязанностей происходит посредством издания приказа генерального директора.
  3. Непосредственный начальник: генеральный директор либо руководитель подразделения.
  4. Требования к образованию: высшее, неполное высшее или среднее специальное. Опыт работы минимум 6 месяцев. Необходимо владеть навыками работы с офисной техникой и текстовыми редакторами.
  5. В период отсутствия секретаря приказом руководителя назначается заместитель (менеджер или другой работник).

Если через руки секретаря проходит много бумаг, без специальных знаний ему не обойтись: стандарты оформления разных видов документов, правила и сроки хранения, регистрация и учет корреспонденции, организация архива, создание номенклатуры дел, ведение электронной базы и т.д.

1.1. Настоящая должностная инструкция секретаря руководителя разработана в соответствии с Профессиональным стандартом: 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации №276н от 6 мая 2023 года; в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция по профстандарту определяет перечень трудовых функций и обязанностей секретаря руководителя, а также его права, ответственность и взаимоотношения по должности в коллективе организации.
1.3. Секретарь назначается и освобождается от должности приказом руководителя в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором (контрактом) с работником.
1.4. На время отпуска и временной нетрудоспособности секретаря его обязанности могут быть возложены на делопроизводителя или другого сотрудника организации. Временное исполнение обязанностей в данных случаях осуществляется согласно приказу руководителя, изданного с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.
1.5.

Вас может заинтересовать :  Постановка на учет автомобиля стоимость 2023

Основными трудовыми функциями секретаря руководителя являются:
2.1.
2.1.1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени.
2.1.2. Планирование рабочего дня секретаря.
2.1.3. Организация телефонных переговоров руководителя.
2.1.4. Организация командировок руководителя.
2.1.5. Организация работы с посетителями в приемной руководителя.
2.1.6. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий.
2.1.7. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя.
2.1.8. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя.
2.1.9. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря.
2.1.10. Составление и оформление управленческой документации.
2.1.11. Организация работы с документами в приемной руководителя.
2.1.12. Организация хранения документов в приемной руководителя.
2.1.13. Обеспечение руководителя информацией.
2.1.14. Организация информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами организации.

Что должна содержать должностная инструкция секретаря: примеры и образцы документов

Профессиональный стандарт подразумевает проведение оперирования кодировками ОКЗ и ОКВЭД в целях рационального ведения статистики. По сути, профстандарт представляет инструмент, используемый для унификации всех критериев и требований, которым обязуются отвечать сотрудники, занимающие должность секретаря. Цель его существования – оптимизация политики кадров в рамках рабочего процесса.

Стандартные функции озвучиваются по степени возрастания их сложности. Детализированный подход в составлении стандарта заключается в том, что под каждую функцию, приписываемую к исполнению работнику в должности секретаря, расписывается ряд конкретных работ.

  • Два наименования специалистов с соответствующей квалификацией (офис-менеджер и специалист по обеспечению деловых мероприятий).
  • Уровень их образования – среднее профильное или непрофильное, но с прохождением программ переподготовки.
  • Информация об особых требованиях и опыте работы отсутствует.

    список трудовых функций, которые должен выполнять секретарь руководителя или его заместителя, иного сотрудника; перечень знаний, практических навыков и умений, актуальных для конкретного предприятия; обязательный стаж работы и квалификационный уровень для каждой трудовой задачи.

При этом стандарт актуален и для системы профессионального образования. Методика преподавания в тех учебных заведениях, где реализуются учебные программы по подготовке секретарей, ориентирована именно на профстандарт. Студенты данных заведений имеют возможность четко представлять круг своих обязанностей в дальнейшей работе.

Должностная инструкция секретаря руководителя

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря руководителя, образец 2023 года. Должностная инструкция секретаря руководителя должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы административного права и законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Руководитель организации принимает решение на основании поступающей к нему информации. Часть информации, в т.ч. в задокументированной форме, поступает к руководителю непосредственно через секретаря. От полноты объема этой информации, ее оперативности и достоверности зависит качество принимаемого руководителем управленческого решения.

Должностные обязанности и квалификационные требования к должности секретаря описаны в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей), утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

5) оперативное принятие мер, включая своевременное информирование руководства, по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и иных правил, создающих угрозу деятельности образовательной организации, его работникам и иным лицам (пациентам, посетителям и др.).

Секретарь является связующим звеном между руководителем и коллективом. Поручения и замечания, передаваемые руководителем через своего секретаря, воспринимаются сотрудниками иначе. Это можно объяснить тем, что секретарь занимает достаточно специфичную должностную позицию. С одной стороны, он работает в тесном контакте с руководителем, располагает большим объемом информации, передает поручения от его имени, но не обладает компетенцией и полномочиями начальника. С другой, он является членом коллектива, но его рабочее место находится несколько обособленно и он не имеет права оставить работу на длительный период. Это позволяет ему избегать мелких производственных конфликтов и держать нейтралитет в сложных ситуациях. Но, работая рядом с руководителем, секретарь не занимает значительной должностной позиции и обязан соблюдать правила субординации не только по отношению к своему руководителю, но и к другим специалистам, занимающим более высокие должности.

Секретарь осуществляет контроль за сроками исполнения поручений и докладывает руководителю о ходе исполнения принятых им решений. В обязанности высокопрофессионального секретаря входит контроль не только по срокам, но и по содержанию исполнения поручения.

Должностная инструкция секретаря руководителя 2023

Единый квалификационный справочник «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики», утвержденный постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159 (далее — ЕКСД), дает следующую градацию профессии «секретарь» (условно отнесем к ней и должность помощника руководителя):

· осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

Знания, которыми в соответствии с ЕКСД должен обладать секретарь приемной руководителя, более узконаправлены, чем у помощника руководителя и касаются в основном организации делопроизводства и архивного хранения документов, а также основ трудовых отношений. Работник, занимающий должность секретаря приемной руководителя, должен знать:

Как отмечалось ранее, должность секретаря относится к техническому персоналу, а, соответственно, его должностные обязанности в первую очередь направлены на осуществление технического обеспечения обслуживания работы руководителя организации (его заместителей). В ходе реализации должностных обязанностей секретарь:

· отслеживание своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение качественного их редактирования;

Вас может заинтересовать :  Предел Для Детских Вычетов В 2023 Году

Должностная инструкция секретаря руководителя

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

Секретарь имеет право: 3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании. 3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании. 3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

В идеале соискатель должен иметь среднее профессиональное образование по специальности «секретарь-дело или закончить соответствующие курсы. На практике многие работодатели игнорируют эти требования, считая, что с их небольшим документооборотом справится любой организованный и ответственный человек.

В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством, уставом организации, распоряжениями и приказами руководителя, собственной должностной инструкцией. Именно в последнем документе регламентируются профессиональные задачи, которые возлагаются на должностное лицо. Приступая к выполнению служебных обязанностей, сотрудник должен быть ознакомлен с основными положениями инструкции. Ее положения могут выступать доказательной базой в случае возникновения конфликтных рабочих ситуаций. Поэтому содержание инструкции должно быть конкретным. И исключать возможность двойного толкования.

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей. 1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании. 1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel). 1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности: — законодательными актами РФ; — Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; — приказами и распоряжениями руководства; — настоящей должностной инструкцией.

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. 2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. 2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя. 2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы. 2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. 2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. 2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы. 2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Требования по стажу не актуальны для секретаря, отвечающего только за организацию и сбор информации. Однако если речь идет о должности секретаря для руководителя, профессиональный стандарт предписывает соблюдение следующих требований, касающихся стажа:

Создание функционального пространства в приемной — важная трудовая обязанность. Здесь должно быть не только уютно. Приемная руководителя должна быть максимально насыщенной корпоративной символикой и информацией. Выставочные стенды с рабочей информацией или графиками дадут возможность посетителям, дожидаясь своего времени, проникнуться духом компании и составить представление о ее профиле.

3 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой в случаях, когда нормативными правовыми актами Российской Федерации установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, профессиональные стандарты в части указанных требований обязательны для применения работодателями. В связи с этим важно понимать, обязательны ли профессиональные стандарты для секретарей разных уровней и рангов, работающих в организациях разных форм собственности.

Стандарт предписывает умение устанавливать контакт с любым собеседником и способность поддерживать деловую беседу. Имеется в виду не только телефонные переговоры, но и личное общение в приемной с клиентами. При этом, согласно положениям стандарта, секретарь должен уметь урегулировать конфликтные моменты без непосредственного участия руководителя.

Стандартные функции озвучиваются по степени возрастания их сложности. Детализированный подход в составлении стандарта заключается в том, что под каждую функцию, приписываемую к исполнению работнику в должности секретаря, расписывается ряд конкретных работ.

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Корпоративный правила компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

Вас может заинтересовать :  Положен ли соц пакет неработающим пенсионерам

3.4.Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.5. Ведет прием посетителей.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3.3.Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.

Должность секретаря руководителя организации предполагает постоянное взаимодействие с людьми и готовность проконсультировать клиентов и посетителей по основным вопросам. Конечно, многое зависит от специфики основной деятельности учреждения и позиции руководства. Они оказывают заметное влияние на составление должностной инструкции секретаря по профстандарту.

Цель создания профстандарта секретаря предполагает также внедрение инновационных наработок в области распределения и хранения конфиденциальной информации. В частности, секретарь любой квалификационной категории должен уметь использовать технические средства или ПО для организации голосовой или конференц-связи, а также владеть техническими приемами защиты конфиденциальной информации.

Стандартные функции озвучиваются по степени возрастания их сложности. Детализированный подход в составлении стандарта заключается в том, что под каждую функцию, приписываемую к исполнению работнику в должности секретаря, расписывается ряд конкретных работ.

Стандарт предписывает умение устанавливать контакт с любым собеседником и способность поддерживать деловую беседу. Имеется в виду не только телефонные переговоры, но и личное общение в приемной с клиентами. При этом, согласно положениям стандарта, секретарь должен уметь урегулировать конфликтные моменты без непосредственного участия руководителя.

При этом стандарт актуален и для системы профессионального образования. Методика преподавания в тех учебных заведениях, где реализуются учебные программы по подготовке секретарей, ориентирована именно на профстандарт. Студенты данных заведений имеют возможность четко представлять круг своих обязанностей в дальнейшей работе.

Секретарь-референт должен ответственно относиться к документообороту и не имеет права разглашать конфиденциальную информацию. Такой сотрудник несёт ответственность за сохранность документов и их своевременную подачу начальству. Секретарь несёт ответственность за невыполнение обязанностей, прописанных в должностной инструкции, т. е. за невыполнение своих рабочих функций, в том числе и таких нарушений, как опоздания. У сотрудника могут возникнуть проблемы, если он будет халатно относиться к работе с документацией.

Самое интересное, что из-за специфики работы секретарями могут работать далеко не все. В этой профессии нужны собранность, способность делать несколько дел одновременно, управлять своим временем, умение планировать, высокая работоспособность и организаторский талант.

Ответственность несётся за разглашение конфиденциальной информации, которая относится к разряду «коммерческой тайны». Сотруднику запрещается портить инвентарь, в частности, мебель, предоставленный ему или принадлежащий компании. Секретарь несёт ответственность за бестактное или грубое отношение к сотрудникам. Так как он сообщается со всеми другими сотрудниками практически ежедневно, то секретарь должен быть неконфликтным и дипломатичным.

  1. Планирование встреч руководства, запись на прием к начальнику;
  2. Подготовка деловых переговоров, общение с гостями;
  3. Прием телефонных звонков и входящей корреспонденции;
  4. Работа с документами и текстами выступлений руководителя;
  5. Бронирование гостиниц и авиабилетов во время деловых поездок;
  6. Заказ канцтоваров, сувенирной продукции, полиграфии, покупка подарков и т.д.

Перспектива развития для секретаря часто остается под вопросом. Одни руководители не спешат терять хорошего сотрудника и переводить его на другую должность. Другие по отношению к ответственным, трудолюбивым и профессиональным работникам проявляют понимание и нередко повышают в должности.

Что должна содержать должностная инструкция секретаря: примеры и образцы документов

  • организационной структуры;
  • норм делового общения;
  • организации делопроизводства;
  • основ гражданского и трудового законодательства;
  • правил эксплуатации вычислительной и организационной техники;
  • прикладных программ;
  • машинописи;
  • правил охраны труды, противопожарной защиты и техники безопасности.
  • принятие самостоятельных решений в рамках собственной компетенции;
  • отказ от выполнения полномочий в случае возникновения опасности для здоровья или жизни;
  • предъявление руководству требований о создании нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов и материальных ценностей;
  • получение служебной информации в полном объеме для исполнения собственных полномочий;
  • направление в адрес руководства рационализаторских предложений по улучшению деятельности предприятия и собственной работы;
  • информирование руководителя о выявленных в деятельности организации недостатках и выдвижение предложений по их устранению;
  • получение от работников структурных подразделений необходимых материалов и пояснений причин нарушения качества и сроков выполнения заданий, поручений руководителя.

Как правило, на данную должность назначаются лица с образованием не ниже специального и опытом работы на аналогичной должности от одного года, однако порой в небольшие фирмы принимают людей без какого-либо опыта вовсе. В то же время в крупных организациях условия трудоустройства могут быть более жесткими.

  • прием посетителей;
  • прием и передача на подпись руководителя документов и личных заявлений;
  • получение корреспонденции, поступающей в адрес руководителя на рассмотрение, и ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения или конкретным лицам;
  • проведение коммуникаций с помощью средств связи, регистрация и передача служебной информации руководителю;
  • осуществление деятельности по техническому и организационному обеспечению работы руководителя;
  • составление запросов, писем и других документов по поручению руководителя;
  • подготовка заседаний и совещаний, устраиваемых руководителем, а также ведение и оформление протоколов;
  • организация командировок руководителя: приобретение билетов, аренда транспорта и помещения;
  • контроль выполнения сотрудниками предприятия распоряжений и приказов руководства;
  • формирование дел, обеспечение сохранности документов и передача их в архив в определенные сроки;
  • выполнение отдельных служебных поручений руководителя.
  • несанкционированное представление интересов организации;
  • результаты самостоятельно принятых решений и совершенных действий;
  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
  • нарушение требований руководящей документации предприятия;
  • неправомерное обращение с личными сведениями и передачу конфиденциальных данных;
  • причинение вреда организации, ее персоналу, контрагентам и государству;
  • нарушение правил трудового распорядка, требований трудовой дисциплины, противопожарной защиты и норм техники безопасности;
  • нарушение норм делового общения.