Гост по делопроизводству и документообороту 2023
Содержание
Гост по делопроизводству и документообороту 2023
Порядок оформления деловой документации утвержден отдельным Госстандартом России: статус ГОСТа р 7.0.97-2023 на 2023 год не изменился, он продолжает действовать и в этом отчетном периоде. К базовому нормативу Федеральное архивное агентство разработало Методические рекомендации по его применению. Обратите внимание, что 24.12.2023 Росархив утвердил новые методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в госорганах и органах местного самоуправления.
Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2023. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2023 отсрочил внедрение на полтора года. С 01.07.2023 вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту: в 2023 году стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.
- Порядок создания и правила оформления документов в делопроизводстве 2023 г. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
- Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
- Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.
Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2023 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
- Для экономии места уменьшают шрифты в таблицах.
- Интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см ( Приказ 244-ст от 14.05.2023 ).
- Регламент устанавливает требование к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 Госстандарта).
ФСБУ 27/2023: как теперь работать с документами и документооборотом
В отдельных случаях можно оформлять один документ на несколько ФХЖ или на определённый период.
- При отражении в учёте нескольких связанных или повторяющихся ФХЖ, например, периодических отгрузок по одному договору.
- При оформлении нескольких биржевых сделок, заключённых одним участником торгов.
- При отражении длящихся ФХЖ, например, начислении амортизации или процентов.
Индивидуальные предприниматели и частнопрактикующие специалисты, например, нотариусы и адвокаты, имеют право не вести бухгалтерский учёт. Это же относится и к структурным подразделениям иностранных компаний, которые действуют на территории РФ (п. 2 ст. 6 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Поэтому на иностранных бизнесменов и российских индивидуальных предпринимателей ФСБУ 27/2023 в общем случае не распространяется.
При исправлении бумажного бухгалтерского документа запись нужно сделать таким образом, чтобы были видны и неверные, и исправленные данные. Для этого ошибочную информацию нужно аккуратно зачеркнуть и написать сверху правильные данные. Рядом следует написать «Исправлено», поставить дату и заверить исправление подписями ответственных за составление документа лиц с указанием их ФИО и должностей.
Электронный бухгалтерский документ можно исправить путём замены на новый, составленный без ошибок. В новом документе следует проставить дату исправления, а также отметку о том, что документ составлен взамен ошибочного. Исправленный документ нужно заверить электронными подписями тех же должностных лиц, которые подписали исходный. Программное обеспечение должно быть настроено так, чтобы исходный и исправленный электронные документы можно было использовать только совместно.
До 2023 года в РФ не было специального нормативного акта, посвящённого документам и документообороту в бухгалтерском учёте. Теперь такой стандарт появился — это новый ФСБУ 27/2023 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Принципиально новых моментов в нём не так много и касаются они в основном электронных документов. Мы сделали обзор нового стандарта — проверьте, всё ли вы делаете правильно.
Российский стандарт, идентичный ISO 15489:2001, был принят в 2007 году – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» 4 и содержал положения об управлении документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями.
Из п. 1 ст. 4 закона № 162-ФЗ «О стандартизации в РФ» от 29 июня 2023 г. следует, что данный ГОСТ может применяться только добровольно. Добровольность считается одним из наиболее важных принципов стандартизации. Его практическое применение характеризуется следующими особенностями:
Новая инструкция по делопроизводству 2023 должна содержать примеры использования этикетных фраз, употребляемых в обращении и в заключении. Включите в инструкцию примеры, которые приведены в новом ГОСТе как варианты возможных обращений к физическим и должностным лицам.
Перед началом использования макеты документационных бланков подлежат утверждению руководителем организации. Для них используется бумага белого цвета или близких к нему светлых оттенков. Бланки, распечатанные на бумаге, должны соответствовать их электронным шаблонам.
- Деловое письмо в 2023 году: как создавать, согласовывать и хранить
- Как в 2023 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт
- Как в 2023 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция
- Как закрыть делопроизводственный год
