Номенклатура дел отдела кадров на 2023 год

  • В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
    • с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
    • какой порядковый номер соответствует конкретному делу.
  • Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01–02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам).
  • 2-я графа номенклатуры по форме приложения 8 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.).
  • В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.
  • В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
  • В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

  • окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их;
  • согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
  • дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.

По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

После того как сотрудник отдела кадров подготовил проект номенклатуры, он должен быть утвержден. Процесс согласования и утверждения зависит от типичной для компании схемы принятия локальных нормативных актов. Например, на проекте может понадобиться собрать визы начальника отдела кадров и специалиста из юридического отдела. И только после этого документ попадает на утверждение к руководителю компании.

Вас может заинтересовать :  Кпс 11402023023000140 в 2023г

Такое количество плюсов у ведения номенклатуры дел в отделе кадров позволило распространиться этой практике среди частных компаний, для которых не предусмотрена эта обязанность на законодательном уровне. Что касается минусов, они проявляются только в тех случаях, когда в компании уже успело накопиться множество документов, и их необходимо систематизировать, а на это может потребоваться большое количество трудочасов, а иногда и трудодней.

Процесс организации документооборота детально прописан в Основных правилах работы архивов, утвержденных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Эти правила обязательны для всех государственных учреждений, а для остальных — в части организации хранения документов, отнесенных к категории государственной собственности. Но в этом документе так детально расписаны все термины и процессы, что его удобно использовать любому кадровому работнику вне зависимости от организационно-правовой формы компании.

Процесс внесения изменений зависит от способа утверждения номенклатуры. В тех случаях, когда для вступления в силу достаточно подписи руководителя на форме номенклатуры, кадровые служащие еще при ее составлении оставляют несколько свободных строк, которые используются по мере появления новых групп дел.

Раздел 3.4 Основных правил работы архивов посвящен номенклатуре дел. Здесь дано определение, что это такое, рассказано, как нужно разрабатывать номенклатуру, как ее утверждать и использовать. А в приложениях 7 и 8 к правилам приведены формы номенклатуры, которые могут быть использованы в компаниях. Приложение 7 — это сводная номенклатура организации, а приложение 8 — номенклатура отдельного структурного подразделения.

  • дождаться, пока иные подразделения компании выполнят аналогичные действия и утвердят списки дел своих подразделений (согласно приложению 8 к Основным правилам работы архивов организаций);
  • передать номенклатуру отдела кадров уполномоченному сотруднику для составления единого (сводного) документа по форме из приложения 7 к Основным правилам работы архивов организаций.
  • Правила хранения документов;
  • постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» от 16.07.2003 № 03-33/пс;
  • «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утв. приказом Росархива от 20.12.2023 № 236.
  1. Типовую — утверждаемую и обязательную для применения на однотипных предприятиях.
  2. Примерную — носящую рекомендательный характер для определенных организаций.
  3. Индивидуальную — создаваемую и утверждаемую в конкретной компании. Этот вид принято делить на 2 подвида:
    • для определенного подразделения;
    • сводную, которая формируется по всей компании на основании номенклатур подразделений.
Вас может заинтересовать :  Пособие для матерей одиночек в 2023 в воронежской области

Обратите внимание! На предприятиях с большой численностью сотрудников и несколькими подразделениями допускается составление отдельного списка для каждого отдела. Итогом оформления в этом случае станет создание сводной номенклатуры, отражающей дела всего предприятия. При этом названиями разделов сводного документа могут быть наименования структурных подразделений. А на предприятиях с небольшой численностью основными массивами будут дела, касающиеся управленческих функций (руководство, кадры и пр.).

  1. Трудовые соглашения допустимо хранить как отдельно, так и в составе личных дел. В 1-м случае информация вносится отдельной строкой в номенклатуру под наименованием «Трудовые договоры», во 2-м сведения вносятся под названием «Личные дела».
  2. Учет дополнительных соглашений отдельно не ведется, так как они являются неотъемлемой частью договора.
  3. На предприятиях с большой численностью работников допустимо систематизировать трудовые договоры по фамилиям согласно алфавиту.
  4. Договоры уволенных лиц подлежат изъятию из дела. Из них формируется новый альбом с недействующими договорами.
  5. Личные карточки являются основным учетным документом, поэтому подлежат хранению отдельно. Соответственно, и в номенклатуру их следует вносить в виде отдельного массива.
  6. Личные карточки уволенных лиц также подлежат перемещению в дело «Личные карточки уволенных сотрудников».
  7. Распоряжения по личному составу должны распределяться строго в зависимости от срока их хранения: 75/50 или 5 лет.
  8. Штатное расписание, а также все его изменения удобнее всего выделять в отдельный комплекс, но при этом стоит понимать, что в этом комплексе будет учитываться его копия (штатное расписание является приложением к приказу по основной деятельности, а значит, его оригинал должен храниться, учитываться в этом массиве номенклатуры).
  • Правила хранения документов;
  • постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» от 16.07.2003 № 03-33/пс;
  • «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утв. приказом Росархива от 20.12.2023 № 236.

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.

Вас может заинтересовать :  Ежемесячное пособия на ребенка до 18 лет в 2023 году

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Действующее законодательство устанавливает для хозяйствующих субъектов обязанность хранения большинства «бумажных» документов, образующихся по ходу деятельности. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.

Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Процесс организации документооборота детально прописан в Основных правилах работы архивов, утвержденных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Эти правила обязательны для всех государственных учреждений, а для остальных — в части организации хранения документов, отнесенных к категории государственной собственности. Но в этом документе так детально расписаны все термины и процессы, что его удобно использовать любому кадровому работнику вне зависимости от организационно-правовой формы компании.

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

  • формы НД за прошлые годы;
  • мнение высшего руководства и начальников подразделений;
  • учредительные документы;
  • штатное расписание;
  • планы развития предприятия;
  • отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.