Обязательные документы в личном деле работника 2023

Документы для личного дела работника и его формирование

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

  • первичное заведение личного дела;
  • внесение в него новых записей и документов;
  • изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
  • при необходимости заверение копий;
  • внутренняя опись входящих в дело документов;
  • плановая проверка состояния личных дел;
  • ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
  • хранение дел;
  • помещение неактуальных дел в архив.

Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Прием от работника фото для хранения в личном деле не считается обработкой биометрических персональных данных. Ведь кадровик не будет по фото устанавливать личность человека, это просто элемент анкеты. Следовательно, получение фото для этих целей рассматривается как обработка (сбор) обычных персональных данных, как то: паспортные данные, адрес и прочее. Нужно ли получать согласие на обработку в этом случае?
Посмотреть ответ

  1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
    • резюме;
    • документы об образовании и квалификации;
    • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
    • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
    • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
    • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
    • данные медосмотра;
    • заполненная анкета (если это предусмотрено);
    • заявление о трудоустройстве;
    • копия приказа о приеме;
    • заключенный трудовой договор и т.д.
  2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
    • различные квалификационные удостоверения;
    • водительские права;
    • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
    • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
    • должностная инструкция;
    • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
    • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
    • акты о прохождении аттестации;
    • данные очередных медосмотров;
    • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
    • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
    • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
    • заявления на отпуск;
    • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
  3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
    • заявление на увольнение;
    • копия приказа об увольнении;
    • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
    • свидетельство о смерти сотрудника.
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
  • приказы о поощрениях или наложении взысканий;
  • договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
  • соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
  • докладные и объяснительные записки;
  • акты нарушения трудовой дисциплины;
  • приказ об увольнении.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.

Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2023 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2023 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609). В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч. 2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.

Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.

Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.). Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок. Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.

  • согласие на обработку персональных данных;
  • копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  • заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  • справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  • трудовой договор (экземпляр работодателя);
  • копию приказа о приеме на работу;
  • договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  • договор о материальной ответственности и т. д.

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.

  • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
  • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.
Вас может заинтересовать :  Налог с продажи садового участка для пенсионеров: нужно ли платить

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

  • трудовой договор и допсоглашения к нему;
  • приказы по перемещению, совместительству, совмещению, переводу, увольнению;
  • приказы по оплате труда – начисление премий, назначение надбавок;
  • приказы об отпусках, о командировках;
  • приказы по поощрениям, награждениям;
  • приказы об аттестации и копии актов по ее результатам;
  • служебные записки о поощрении или о применении дисциплинарных взысканий, объяснительные сотрудника, акты служебных расследований;
  • заявления об увольнении или переводе;
  • договор о материальной ответственности;
  • должностные инструкции.
  • цель их использования – трудоустройство работника, обеспечение его продвижения по службе, контроль качества выполняемой им работы;
  • строгое соблюдение норм Конституции и ТК РФ при их обработке;
  • сотрудник должен быть под роспись ознакомлен с локальными актами, регламентирующими порядок работы с персональными данными.
  • документацию трудящегося, прямо относящуюся к его трудовой деятельности и предоставляемую самим работником по законодательству РФ;
  • оформляемую нанимателем в обязательном порядке в процессе выполнения им должностных функций.

В личное дело не стоит включать копии документов с личными данными работника: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета. Считается, что это избыточные данные. Нужную информацию из них записывают, после чего возвращают работнику. Причем делать этого не нужно даже при получении от сотрудника разрешения об обработке персональных данных (см.. например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2023 по делу № А53-10287/2013).

Определяя список документов в личном деле работника, в него обязательно нужно добавить письменное согласие на обработку персональных данных. Срок действия такого разрешения можно ограничивать окончанием действия трудового договора или моментом достижения цели использования персональной информации. Оно может быть письменно отозвано работником в любой момент. Однако нужно понимать, что отсутствие согласия на использование персональной информации может сделать фактически невозможным продолжение трудовых отношений.

Список документов для личного дела сотрудника 2023

  • сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
  • сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
  • ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
  • номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
  • фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
  • правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
  • здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
  • срок хранения дела.
  • было законное основание (правовой акт или внутренний документ);
  • была определенная, законная и адекватная цель обработки информации;
  • было письменное согласие работника на обработку его персональных данных;
  • в согласии была указана цель обработки.
  • своевременный учет всей документации о сотруднике;
  • отслеживание карьерной динамики;
  • учет данных о возможных полагающихся льготах;
  • оценка перспектив профессионального роста;
  • сохранность и упорядоченность личной документации;
  • оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

Его ведут с целью систематизации имеющихся данных, обобщения информации в одном месте. Однако это не обязательно выполнять в отношении всех категорий персонала. Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст.

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Вас может заинтересовать :  Программа Для Улучшения Жилищных Условий Чаэс 2023 2023

При этом, выдача рассматриваемого личного дела может быть осуществлена только по приказу руководителя фирмы. Это же правило распространяется и на самого сотрудника, на которого ЛД заведено. Вместе с этим, каждый сотрудник имеет законное право ознакомиться со своим ЛД в любое удобное для него время, но выносить его из кабинета кадровика – только с разрешения нанимателя.

Какие документы должны быть в личном деле (далее — ЛД) сотрудника в 2023 году и должен ли кадровик знать, что за бумаги нужно хранить в ЛД работника? Непонимание этих 2, казалось бы, простых вопросов всё чаще становится причиной возникновения конфликтных ситуациях на фирмах. Например, когда сотруднику не выдаются справки при увольнении в полном объёме.

Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ. Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

  • аттестационных листов;
  • дипломов, справок и других бумаг об образовании;
  • справок об отсутствии судимости или её наличии;
  • документов о повышении квалификации;
  • характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

При этом, сегодня в большинстве организаций директора самостоятельно ведут ЛД, а поэтому – не всегда владеют полной информацией о содержании пакета бумаг. Стоит отметить, что в этом нет ничего удивительного, ведь в 2023 году закон не обязывает работодателя лично заводить подобные дела, предоставляя это специалистам отдела кадров.

Как правильно хранить копии документов в личном деле работника

  • обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
  • не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
  • если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.

В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.

  • обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
  • обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
  • содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника. Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных. А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Перечень документов в личном деле сотрудника

Под перечнем документов в личном деле сотрудника, как правило, подразумевается список обязательной документации, которая прямо относится к трудовой деятельности определённого работника, предоставляемой им, согласно действующему законодательству РФ или оформляемой на месте работы. Хранится папка с ЛД в отделе кадров работодателя.

В любом случае, каждый наниматель должен понимать, что ведение личного дела сотрудника – не разовое, но регулярное занятие. Ведь со временем информация и документы в ЛД должны будут обновляться. Делать это можно лишь заручившись письменным заявлением о согласии от самого работника и вносить какие-либо бумаги, впрочем, как и удалять их из дела – кадровик не имеет права!

  • аттестационных листов;
  • дипломов, справок и других бумаг об образовании;
  • справок об отсутствии судимости или её наличии;
  • документов о повышении квалификации;
  • характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

При этом, выдача рассматриваемого личного дела может быть осуществлена только по приказу руководителя фирмы. Это же правило распространяется и на самого сотрудника, на которого ЛД заведено. Вместе с этим, каждый сотрудник имеет законное право ознакомиться со своим ЛД в любое удобное для него время, но выносить его из кабинета кадровика – только с разрешения нанимателя.

В последнем аналогичном случае, в котором участвовали юристы сайта «Юридическая скорая» работодатель был оштрафован на 50 000 российских рублей всего лишь за наличие в личном деле сотрудника копии паспорта. Доказать свою правоту в этом случае – практически невозможно.

Некоторые записи, например о владении работником иностранными языками или о месте его фактического проживания, вносятся в личную карточку со слов работника. Сведения, отраженные в личной карточке, визируются работником и изменяются сотрудником кадровой службы по мере необходимости.

Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена, поскольку работодатель обязан под подпись знакомить работника с записями в карточке (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

  • ФИО, адрес работника, реквизиты документа, удостоверяющего его личность, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе;
  • ФИО, адрес, реквизиты документа, удостоверяющего личность представителя работника, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе при получении согласия от представителя работника, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия представителя;
  • наименование или ФИО и адрес работодателя;
  • цель обработки персональных данных;
  • перечень персональных данных, которые подлежат обработке;
  • ФИО и адрес лица или наименование организации, осуществляющих обработку персональных данных по поручению работодателя, если она поручена такому лицу или организации;
  • перечень действий с персональными данными, на совершение которых работником дано согласие, общее описание способов их обработки;
  • срок, в течение которого действует согласие работника на обработку его персональных данных, и способ отзыва согласия.

7. Работодатель обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты личных дел сотрудников от неправомерного или случайного доступа к ним. Хранение личных дел должно исключать их уничтожение, изменение, копирование или распространение.

Руководство коммерческих организаций самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения личных дел работников. Закон требует формировать личное дело только на гражданского служащего (ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе»). Все другие работодатели формируют личные дела своих сотрудников на добровольных началах.

Вас может заинтересовать :  Когда прибавят по уходу за ребенком инвалидом родителям в 2023 году

Личные дела хранятся в запирающихся несгораемых шкафах, исключающих доступ других работников, где выстраиваются по порядковым номерам, по алфавиту или по структурным подразделениям. Кадровый работник, занимающийся ведением личных дел, обязан обеспечивать сохранность личных дел и конфиденциальность сведений, содержащихся в них (например, не оставлять личные дела на столах без присмотра).

Кроме этого, личное дело в случае необходимости может передаваться другим лицам, имеющим доступ к персональным данным работников. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают, когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело.

В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель может составляться по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

При передаче дел в архив, если они небольшие, допускается сшивать их в «наряды». В этом случае составлять внутренние описи к каждому личному делу не обязательно. Но в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел – после обложки.

Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации (в том числе коммерческие) ее применяют. Как формировать личные дела работников? Какие документы туда включать? Какие из них должны быть в оригиналах, а какие в копиях? Нужно ли дела прошивать? Как их хранить и сколько? На эти вопросы вы найдете ответы в данной публикации.

Обязательные документы в личном деле работника 2023

Автор обучающих курсов «Бухгалтерский учет для продвинутых», «Бухгалтерия и налоги для руководителя. Как проверить бухгалтера?», «Финансовый анализ для экспертов кредитных организаций», «Управленческий учет и бюджетирование». Сооснователь и Генеральный директор ПрофиРост, стаж профессиональной деятельности более 20 лет.

Личные дела уволенных работников хранятся в архиве, но копии документов можно выдать на руки работникам в последний день их нахождения на рабочем месте. Таким образом, компания больше не будет ответственна за сохранение личных данных сотрудника и уменьшит размер архива. Срок хранения личных дел работников обычно не превышает 75 лет, для руководителей он может быть увеличен.

Порядок формирования личного дела работника начинается в момент принятия сотрудника на работу и продолжается до его ухода из компании. После чего личное дело помещается в архив. Личное дело каждого сотрудника удобнее располагать в отдельной папке или в отдельном файле в общей папке.

Не стоит забывать, что есть Федеральный закон «О персональных данных», который запрещает включать в дело и подвергать обработке такие данные о сотруднике, как политические и религиозные взгляды, информацию о частной жизни без его письменного согласия на это. А так же, важно знать, что вся личная информация физического лица может быть использована только в целях трудоустройства или продвижения работника по службе, обеспечения его безопасности и сохранности его имущества.

  • заполненная анкета компании;
  • копия паспорта (разворот с личными данными, пропиской, семейным положением);
  • копия ИНН;
  • копия СНИЛС;
  • копия военного билета (для военнообязанных);
  • диплом или иные документы об образовании;
  • фотография (цветная или черно-белая);
  • характеристика с прошлого места работы;
  • заявление работника о приёме на работу (если его написание является обязательным на предприятии);
  • копия приказа о приёме сотрудника на работу;
  • копия трудового договора и должностной инструкции;
  • опись документов в личном деле;
  • иные документы;
  • копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

В копии паспорта есть не только имя, дата рождения и прочая информация — она может являться источником биометрических персональных данных. В частности, на фото можно заметить особенности внешности человека. Такая информация охраняется законом. Соответственно, хранить копии паспортов работников нужно, во-первых, при наличии адекватных целей а, во-вторых, взяв с них согласие на это.

Итак, по той или иной причине в компании решено формировать личные дела работников. Прежде всего нужно составить локальный нормативный акт, который определит важные моменты и правила. Это может быть стандарт или положение. В нем целесообразно отразить все нормы оформления личных дели и состав документов.

На практике работодатели часто любят собирать разную информацию о своих сотрудниках и хранить копии их дипломов, СНИЛС, паспортов. Однако все это все эти документы содержат персональные данные работников, которые защищаются законом. Собирать личную информацию, которая соответствует законной цели. Причем цель должна быть вполне конкретной. Например, нельзя хранить персональные данные сотрудника на тот случай, если вдруг их запросит прокуратура или Служба судебных приставов. Пока такого запроса нет, эта информация работодателю не нужна. Соответственно, если он заранее ее собрал и хранит, тем самым он нарушает закон о защите персональных данных.

Как же правильно поступать с документами сотрудника? Обратимся к статье 65 Трудового кодекса. В ней сказано, что документы предъявляются физическим лицом при приеме на работу. Иначе говоря, документы должны быть предъявлены работодателю, после чего они возвращаются сотруднику. При этом в ТК РФ не говорится о том, что специалист работодателя вправе снимать с них копии.

В организации ведутся личные дела сотрудников. При приеме на работу специалист по кадрам снимает копии с документов и вкладывает их в личное дело. П равомерно ли это с учетом закона о защите персональных данных? Рассмотрим, как нужно поступать с документами и личной информацией сотрудников, чтобы не получить штраф от Роскомнадзора.

Особенности оформления и ведения личных дел

Пример
Главный бухгалтер организации относится к категории руководителей, а бухгалтер — к категории специалистов. На этих работников заводятся личные дела. В свою очередь, кассир и табельщик относятся к категории других служащих, которые выполняют исполнительские функции (регламентированные, периодически повторяющиеся работы) под контролем руководителя, специалиста. На них личные дела заводить не нужно .

Чтобы определить, относится ли должность работника к категории руководителей или специалистов, а следовательно, нужно ли заводить личное дело на данного работника, нужно обратиться к выпуску Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), содержащему данную должность .

полное официальное наименование вышестоящей организации (при наличии), организации и структурного подразделения. Если организация или вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного наименования в скобках;

Все надписи на обложке личного дела необходимо делать четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Также обложку можно оформить на отдельном листе с помощью технических средств с воспроизведением всех установленных реквизитов обложки личного дела (например, набрать на компьютере и распечатать с помощью принтера). В этом случае изготовленный лист наклеивают на обложку дела .

Личное дело формируется после заключения трудового договора и издания распорядительного документа о приеме на работу или назначении на должность (например, приказа, распоряжения) . Документы при формировании личного дела включаются в него в строгой последовательности (см. таблицу 1).