Сроки Сдачи Личных Дел В Архив После Увольнения 2023
Содержание
- 1 Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника
- 2 Сроки Сдачи Личных Дел В Архив После Увольнения 2023
- 3 Сколько хранить кадровые документы: новые сроки
- 4 Документы для личного дела работника и его формирование
- 5 Как правильно хранить личные дела в бюджетной организации
- 6 Сроки Сдачи Личных Дел В Архив После Увольнения 2023
- 7 Перечень документов в личном деле сотрудника
- 8 Как; правильно хранить документы
- 9 Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция
- 10 Сроки Сдачи Личных Дел В Архив После Увольнения 2023
- 11 Готовим кадровые документы к сдаче в архив организации
Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника
Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.
А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.
- сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
- пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
- оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.
- На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
- Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
- Каждый лист дела нумеруется.
- В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2023 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
- Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.
И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.
- На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
- Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
- Каждый лист дела нумеруется.
- В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2023 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
- Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.
Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.
- сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
- пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
- оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.
Сроки Сдачи Личных Дел В Архив После Увольнения 2023
- наименование организации;
- номер дела;
- фамилию, имя, отчество сотрудника;
- дату приема на работу (дата, проставленная в приказе о приеме на работу);
- дату окончания личного дела (дата увольнения);
- количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив);
- срок хранения дела.
Если персональная информация, содержащаяся с документах дела, попадет третьим лицам, работодателю может грозить ответственность различного типа. Разглашение данной информации не допустимо, следует обеспечить должную защиту персональных данных уволенных граждан.
Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.
Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).
- формирование дел в службе кадров;
- обеспечение сохранности дел;
- передача дел в архив организации.
- экспертиза ценности дел службы кадров;
- описание и уничтожение дел в службе кадров;
- оформление дел в службе кадров;
Сколько хранить кадровые документы: новые сроки
- пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
- пункт 8.2 – противодействие коррупции;
- пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
- пункт 8.4 – награждение.
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
- заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
- книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.
Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:
- если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
- если после – 50 лет.
Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет.
Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах. Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.
До того момента, как дела передадут в архив, они хранятся у работодателя. Ответственный сотрудник должен обеспечить хранение на отдельной полке или в сейфе. Наёмный персонал не должен иметь доступа к документам.
- всю личную информацию о вновь принятом сотруднике;
- данные о его образовании;
- сведения об общем стаже человека;
- данные ближайших родственников;
- контактная информация;
- сведения о воинском учёте;
- адрес, по которому сотрудник проживает на момент трудоустройства;
- данные о предыдущих местах работы;
- данные о получении дополнительного образования за счёт работодателя — повышение квалификации, посещение семинаров;
- сведения об отпусках работника — ежегодных, без сохранения оплаты труда, других;
- информация о прекращении служебных отношений.
Когда новый человек устраивается на работу, сотрудник кадровой службы должен оформить личное дело. У коммерческих предприятий такой обязанности нет, все данные могут храниться в компьютере. На работников государственных учреждений, финансируемых из бюджета, обязаны заводить папку на каждого.
Для государственных предприятий прописана такая обязанность — не реже одного раза в год ответственный сотрудник кадровой службы должен знакомить наёмный персонал организации с содержанием их личных дел. После ознакомления следует оформить специальную карточку, в которой прописывается дата ознакомления и личная подпись государственного служащего. Карточка ознакомления подшивается к личному делу.
На любом предприятии постоянно происходит текучка кадров – новые сотрудники приходят трудоустраиваться, другие – увольняются. На каждого работника кадровая служба обязан завести личное дело, в котором отражается вся «трудовая» жизнь у данного работодателя. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? Об этом в статье.
Документы для личного дела работника и его формирование
Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).
Личное дело является частью документации по личному составу организации.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.
Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.
Прием от работника фото для хранения в личном деле не считается обработкой биометрических персональных данных. Ведь кадровик не будет по фото устанавливать личность человека, это просто элемент анкеты. Следовательно, получение фото для этих целей рассматривается как обработка (сбор) обычных персональных данных, как то: паспортные данные, адрес и прочее. Нужно ли получать согласие на обработку в этом случае?
Посмотреть ответ
Как правильно хранить личные дела в бюджетной организации
Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.
В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.
- своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
- приобщение поступающих материалов и их изъятие;
- выдача материалов дела, заверение копий;
- ведение внутренней описи;
- периодическая проверка состояния дел;
- закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.
- руководитель организации и его штатные заместители;
- руководитель и работники отдела кадров;
- руководитель и работники юридической службы;
- сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
- руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
- другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.
В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.
Сроки Сдачи Личных Дел В Архив После Увольнения 2023
9.3.2. Каждое дело или производство либо их том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (единица хранения). Формулировка заголовка дела, внесенная в опись, должна точно соответствовать заголовку на обложке дела. Если дело или производство состоит из нескольких томов, то каждый из них вносится в опись под самостоятельным номером (единица хранения), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу. Если отдельные дела остаются в делопроизводстве структурного подразделения для текущей работы, архив оформляет их выдачу во временное пользование.
9.3.4. В случае ликвидации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся исполненные документы в дела или производства, оформляет их, составляет на них описи и передает в архив. Передача законченных дел по номенклатуре может осуществляться по самой номенклатуре.
Прекращенные уголовные дела из архивов прокуратур передаются в Следственный комитет Российской Федерации только в случаях необходимости (отмены ранее принятого процессуального решения, возобновления следствия, обжалования и т.д.) по письменному требованию руководителей и следователей Следственного комитета Российской Федерации по конкретным уголовным делам. При этом обязательно составляется акт приема-передачи, который утверждается соответствующими руководителями подразделений прокуратуры и Следственного комитета Российской Федерации.
9.3.1. Дела и производства постоянного и временного (свыше 5 лет) сроков хранения передаются в архив по графику, утвержденному руководителем службы делопроизводства, согласованному с руководителем структурного подразделения, руководителем органа районного уровня. Архив принимает дела и производства только по описям (приложение N 45), составленным в делопроизводственных подразделениях структурных подразделений.
9.3.5. Все дела и производства в архиве учитываются в инвентарных книгах учета поступления и выбытия дел и производств (приложение N 52). Дела и производства учитываются в книгах по описям, по которым они передаются из подразделений в архив. Книги заводятся на секретные и несекретные материалы отдельно.
Перечень документов в личном деле сотрудника
Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.
Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2023 году установлен только для госслужащих ( Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ , Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005 ). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.
Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.
Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.
В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ , документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).
Нужно ли включать в номенклатуру электронные документы? Пункт 96 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет электронное дело как электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. Поэтому электронные дела включаются в общую с делами на бумажном носителе номенклатуру. При добавлении электронных документов в общую номенклатуру нужно руководствоваться теми же правилами, которые применяются в отношении «бумажной» документации.
Кроме этого, на протяжении пяти лет хранятся копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и прочие документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности и выдаче материальной помощи (ст. 298 Перечня № 236). А вот платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат придется беречь на год дольше — в течение шести лет (ст. 295 Перечня № 236).
Пятилетний период сохранности установлен для налоговых деклараций и расчетов по всем видам налогов. Исключение — декларации ИП за период по 2002 год включительно. Их нужно хранить 75 лет (ст. 310 Перечня № 236). А вот расчет по страховым взносам нельзя уничтожать на протяжении 50 лет с момента его составления (ст. 308 Перечня № 236).
Исходя из утвержденной приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526 формы номенклатуры дел, можно рекомендовать следующую процедуру перехода на новую номенклатуру. Во-первых, необходимо ввести нумерацию структурных подразделений организации. Эти номера потребуются для формирования индекса дел, так как он включает в себя порядковый номер дела, а также номер структурного подразделения.
Самая распространенная ситуация, когда нарушение порядка или срока хранения может обернуться штрафом, — это непредставление документа по запросу ИФНС. Напомним, что такой запрос может быть направлен как при проверке самого налогоплательщика (выездной или камеральной), так и в рамках « встречки » , либо вообще без назначения проверки (ст. 93 и 93.1 НК РФ; подробнее см. « ИФНС требует документы: на какие запросы нужно ответить, а какие можно игнорировать » и « ИФНС запросила данные по контрагенту или сделке: когда это правомерно, и что будет, если не ответить на требование »). Во всех случаях непредставление или несвоевременное представление каждого документа, который должен быть у налогоплательщика, обернется штрафом в 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Как; правильно хранить документы
Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.
Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.
Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2023 года, а закончили работу в 2023 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2023 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.
Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.
Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.
Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция
В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.
- Трудовые договоры и наличие в них обязательной информации, предусмотренной статьей 57 ТК РФ. Они должны быть составлены в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя. Если договора нет, нужно отправить сотруднику уведомление о необходимости оформить трудовой договор, а затем составить договор и подписать сторонами. Если руководитель организации сменился, договор подписывают текущей датой, а уведомление сотрудника подшивают вместе с договором в качестве оправдательного документа.
- Должностные инструкции. Часто их бездумно скачивают из интернета, и реальные функции сотрудников не отвечают прописанным в инструкции, что потом может привести к проблемам. Нужно привести инструкции в соответствии с реальным положением дел, и ознакомить с ними сотрудников.
- Согласие работников на обработку персональных данных.
- Приказы о приеме на работу: соответствует ли информация в них содержанию трудовых договоров.
- Приказы на переводы и сопутствующих документов-оснований для перевода.
- Приказы на изменение заработной платы.
- Дополнительные соглашения к трудовым договорам: все ли изменения оформлены доп.соглашениями.
- Личные карточки Т-2: есть в ли в них персональная информация о сотруднике, о приеме и перемещениях, об отпусках, аттестациях и об увольнении. В карточке должна стоять подпись работника об ознакомлении. Если карточки велись в электронном виде, нужно их распечатать и ознакомить сотрудников.
- Трудовые книжки: есть ли в них записи о трудоустройстве, внутренних перемещениях и поощрениях. Если трудовая книжка хранится на руках у сотрудника – это нарушение.
Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.
Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение. А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника.
Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул. Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали. Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.
Она выглядит достаточно просто: Ф.И.О., крайние даты (это дата приказа о приеме и дата приказа об увольнении) и номера листов в наряде. Номера личных дел, присвоенные в момент их заведения отделом кадров, в архиве не понадобятся (архивисты личные дела идентифицируют, ищут по году увольнения и Ф.И.О.), поэтому в данную опись эти регистрационные номера личных дел обычно не включают;
Увольняться пришедшие одновременно сотрудники будут в разное время. В опись личные дела уволенных работников будут включать по году увольнения. На обложке личного дела (если оно сформировано отдельно, не в наряде) обязательно нужно будет указать начало и окончание работы в организации – дату приказа о приеме и дату приказа об увольнении. На архивном штампе указывают номер дела в соответствии с порядковым номером дела по описи.
- номер личного дела, выданного на руки;
- дата, когда произошла выдача;
- ФИО работника, его должность;
- номер телефона для связи;
- подпись сотрудника, который взял дело на руки;
- дата, когда дело было возвращено в отдел кадров;
- подпись ответственного сотрудника кадровой службы о возврате дела.
- глав предприятий;
- главы предприятия;
- членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
- членов (депутатов) представительных органов всех уровней власти в России;
- сотрудников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.
Компании, которые решили хранить личные карточки томами, должны понимать следующее. По общему правилу максимальная толщина тома должна быть в пределах 4 см и 250 листов. Но личные карточки выполнены, как правило, типографским способом на плотном картоне. И соответственно, в дело может войти не более 150–200 листов. В противном случае в архиве при подготовке и выдаче архивных справок будет трудно работать с таким тяжелым и неповоротливым делом.
Сроки Сдачи Личных Дел В Архив После Увольнения 2023
Личное дело — это удобно, все документы, касающиеся работника собраны в одной папке. При увольнении сотрудника возникает разумный вопрос, что делать с личным делом, нужно ли его хранить, а если нужно, то сколько лет? Точных стандартов поведения с делами уволенных граждан нет, поэтому у организаций, как правило, возникают сложности.
Личное дело представляет собой свод документации о конкретном работнике. Информация может касаться трудовой деятельности, любых перемещениях, сотрудника. Обычно включают приказы, заявления и прочие документы, которые связаны с человеком напрямую. Дополнительно составляется опись, в которой перечисляются все бумаги, входящие в папку.
Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.
Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.
При увольнении работника в Журнале регистрации (и Алфавитной книжке, если она ведется) указываются дата и номер приказа об увольнении. Объясним, зачем это делается. Когда личное дело запрашивается из архива, то, как правило, кадровик сообщает архивисту год увольнения сотрудника. По этим данным личное дело в архиве искать легче, особенно если штат у организации большой.
Готовим кадровые документы к сдаче в архив организации
Срок передачи дел в архив организации — по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством . Например, дело «Приказы по личному составу за 2023 год» должно быть передано в архив не ранее 01.01.2023, но не позднее 31.12.2023.
На заметку
Если дело, указанное в номенклатуре дел, отсутствует, следует принять меры по его поиску. Если оно не будет обнаружено, необходимо составить справку, в которой изложить причины отсутствия дела. Данную справку подписывает начальник отдела кадров. Затем она передается вместе с описью дел в архив организации ;
На заметку
Если в нумерации допущено большое количество ошибок, проводится перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой и рядом проставляется новый.
Если ошибки незначительные, можно использовать литерные номера листов (например, 23а, 23б) .
5) при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывают полностью, а заголовки последующих дел обозначают словами «То же». При этом другие сведения о делах вносят в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводят полностью).
На заметку
Обычно опись дел составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается в структурном подразделении, второй — передается в архив организации вместе с делами.
Если в структурном подразделении имеется ЭК, опись составляется в трех экземплярах и третий подшивается к протоколу заседания ЭК .
