Подотчетник принес онлайн-чек проезд на метро в командировке

Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?

  • наименование организации и ИНН;
  • дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
  • должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
  • наименование документа и признак расчета;
  • регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
  • адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
  • номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
  • наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
  • форма расчета;
  • ставка и сумма НДС;
  • система налогообложения;
  • код товара.

Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.

К тому же подотчетное лицо или его руководитель не уполномочены проверять, обязан ли продавец применять онлайн-ККТ. Следовательно, признайте расходы, даже если работник сдал товарный чек без кассового для авансового отчета в 2021 году, но обратите внимание, что такие документы могут повлечь налоговые риски в части признания расходов при налогообложении.

Для этого скачайте онлайн-чек по ссылке из сообщения, направленного продавцом на электронную почту или в СМС. Затем электронный документ распечатайте и приложите к АО. Цифровой бланк должен содержать все реквизиты, предусмотренные приказом ФНС №ММВ-7-20/229@ от 21.03.2017 (ред. от 29.08.2019). В противном случае документ не является подтверждением затрат по подотчету.

Подотчетник принес онлайн-чек проезд на метро в командировке

В соответствии с пунктом 5 статьи 1.2. Федерального закона N 54-ФЗ предусмотрена возможность при осуществлении расчетов в безналичном порядке, исключающих возможность непосредственного взаимодействия покупателя (клиента) с пользователем или уполномоченным им лицом либо автоматическим устройством для расчетов, с применением устройств, подключенных к сети «Интернет» и обеспечивающих возможность дистанционного взаимодействия покупателя (клиента) с пользователем или уполномоченным им лицом либо автоматическим устройством для расчетов обязаны обеспечить передачу покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме на абонентский номер либо адрес электронной почты, указанные покупателем (клиентом) до совершения расчетов. При этом кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе пользователем может не печататься.

В случае если оплата услуг в командировке производилась с банковской карты третьего лица, возмещение расходов в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации осуществляется работнику, направленному работодателем в служебную командировку, на основании Авансового отчета, если первичные учетные документы, подтверждающие расходы по проезду к месту командировки и обратно, соответствуют требованиям, установленным законодательством Российской Федерации, а также согласованы с представителем нанимателя.

В соответствии с пунктами 8-10 Приказа Минтранса России N 473 на билете в поездах дальнего следования указывается наименование перевозчика, номер поезда и тип или класс вагона, класс обслуживания, номер места, станция отправления и назначения маршрута следования пассажира, фамилия, гражданство и иные персональные данные пассажира, наименование и номер документа, удостоверяющего личность пассажира, даты (день, месяц, год) и время отправления поезда, общая стоимость проезда с выделением в тарифе стоимости билета (инфраструктурная, локомотивная и вокзальная составляющие тарифа) и стоимости плацкарты (вагонная, моторвагонная составляющая тарифа), сборов и иных платежей.

Согласно пункту 5.7. статьи 1.2. Федерального закона N 54-ФЗ в случаях, предусмотренных пунктом 5.6 статьи 1.2. Федерального закона N 54-ФЗ, обязанность по выдаче (направлению) покупателю (клиенту) кассового чека (бланка строгой отчетности) помимо способов, указанных в статье 1.2. Федерального закона N 54-ФЗ, может быть исполнена пользователем путем обеспечения покупателю (клиенту) возможности в момент расчета считать с дисплея мобильного телефона, смартфона или иного компьютерного устройства QR-код.

В соответствии с пунктом 3 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н к бухгалтерскому учету принимаются надлежаще оформленные первичные учетные документы, в том числе в целях подтверждения произведенных расходов.

В рассматриваемой ситуации продавец вообще не применяет ККТ. Законом на покупателя не возложена обязанность устанавливать, обязан ли продавец использовать ККТ и оформлять кассовые чеки. Однако список предусмотренных Федеральным законом № 54-ФЗ случаев-исключений, когда ККТ может не применяться, невелик. Например, без ККТ можно работать:

Таким образом, кассовый чек подтверждает факт расчетов и не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности. Экономическая обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности, а не наличием первичного документа (письма Минфина РФ от 26.11.2019 № 03-03-06/1/91715, от 30.09.2019 № 03-03-07/74934, от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32212). В то же время если кассовый чек содержит дополнительные реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности организации, то при выполнении условий ст. 252 НК РФ такой чек может быть документом, подтверждающим экономическую обоснованность понесенных расходов (Письмо Минфина РФ от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344).

при осуществлении расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственными населенными пунктами муниципальных районов), поселков городского типа), указанных в специальном перечне (п. 3 ст. 2).

при торговле непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, при условии что торговля ведется не в магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках, автомагазинах, автофургонах, помещениях контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых местах (п. 2 ст. 2);

На основании ч. 2, 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, и должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Как регистрировать для целей НДС в книге покупок электронные билеты на самолет или поезд, приобретенные командированным работникам: кого указывать продавцом, как отражать наименование перевозчика на иностранном языке? Разъяснения эксперта по данному вопросу смотрите в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить онлайн бесплатно.

К 01.07.2019 фактически окончилось повсеместное внедрение онлайн-ККТ. На них перешли те, кто до этого пользовался отсрочкой, за небольшим исключением. Это значит, что вне закона теперь бумажные бланки строгой отчетности. Предупредите работников об этом. Сейчас к авансовому отчету они должны прилагать либо чек ККТ, либо БСО, сформированный автоматизированной системой — аналогом онлайн-кассы. И никаких больше заполненных от руки бланков или распечаток из компьютера.

Вас может заинтересовать :  Пособия Малоимущим В 2022 В Ивановской Области

Электронный билет — удобная штука. Но, как оказывается, не для бухгалтера. Для учета расходов ему нужна не только распечатка билета (авиа- или ж/д), но и документ, подтверждающий факт поездки. Например, посадочный талон, причем в идеале со штампом о досмотре. При отсутствии такового бухгалтеру приходится озадачиваться добычей справки от перевозчика или хоть какой-то бумаги, подтверждающей перелет или проезд. Благо Минфин это разрешает.

Подотчетные расходы есть почти у каждой организации. И они всегда попадают в круг особого внимания налоговиков. Знаете почему? Потому что к ним некоторым образом причастны лица за пределами бухгалтерии — ваши подотчетники, у которых нет такого трепетного отношения к документам, как у вас. А ваши возможности на них повлиять ограничены. Ну принес подотчетник документы с огрехами, заменить или исправить их возможности нет. Разве вы не примете расходы? Примете, конечно. И хорошо, если таких расходов немного и они несущественны. А если наоборот?

Раньше подобные хлопоты в основном случались из-за того, что посадочный работник потерял. Сейчас же в этом виноваты не так давно обновленные правила регистрации на рейс, которые позволяют пройти на борт без бумажного талона. Правила-то позволяют. Но возможность распечатать талон сохранена. Дайте работникам четкое указание: «Всегда печатать талон». Пропишите эту обязанность в ЛНА по командировкам, ознакомьте подотчетников с этим требованием. В конце концов пригрозите, что при отсутствии талона со штампом проезд возмещать не будете. Воплощать эту угрозу в жизнь конечно же нельзя. Рассчитывайте только на силу слова.

Что касается дороги от гостиницы к месту выполнения служебного поручения, то любая организация предпочтёт, чтобы сотрудник (если, конечно, это не топ-менеджер) ездил на общественном транспорте. Другой вопрос, если в населённом пункте с транспортом туго или рядом нет остановок. Этот вопрос решается на усмотрение работодателя.

Если обратиться к Положению о служебных командировках, то в п. 12 уточняется, что в расходы на проезд к месту командировки входит дорога к аэропорту, станции или пристани, при условии, что они находятся за пределами населённого пункта. Сотрудник может добираться туда на автобусе, маршрутке, поезде или судне. Технически сюда можно отнести метро и аэроэкспресс.

Согласно ст. 264 Налогового кодекса РФ, в расходы на командировку включаются стоимость дороги в обе стороны, аэродромные сборы и подобные платежи, включая плату за смену места в самолете. Выбрать и оплатить конкретное сиденье в салоне можно на сайте авиакомпании. Распечатку электронного чека необходимо сдать вместе с авансовым отчётом.

В соответствии с п. 12 Положения о служебных командировках, постельные принадлежности включены в список возмещаемых расходов по командировке. А вот дополнительное питание в поезде, которое не входит в стоимость билета, — нет. На еду в командировке предусмотрены суточные. А значит, чек на обед в вагоне-ресторане прикладывать к авансовому отчёту смысла нет.

Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан возместить расходы сотрудника на проезд к месту командировки (ст. 168). В п. 11 другого нормативного документа — Положения о служебных командировках — указывается, что возмещаются и другие расходы, которые работник производит с разрешения или ведома работодателя. Мы собрали список транспортных расходов, компенсация которых вызывает вопросы и у командированных, и у бухгалтеров, и постарались найти на них ответы.

Расходы подотчетных лиц: НДС по кассовым чекам, выдача денег; задним; числом и отсутствие отчетов

Да, это возможно. В настоящее время ряд организаций и ИП освобождены от обязанности применять ККТ при расчетах с клиентами (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Соответственно, вместо кассовых чеков в целях подтверждения расчетов они выдают покупателям другие документы. В частности, товарные чеки и квитанции.

При обоюдном согласии сторон подобные сделки считаются совершенными в интересах организации, а расходы на возмещение работникам понесенных расходов разрешается учесть в целях налогообложения прибыли (ст. 183 ГК РФ).

При этом отсутствие в чеке реквизитов покупателя не свидетельствует о его фиктивности. Такой чек подтверждает расходы на общих основаниях. Требование об обязательном указании в чеке реквизитов покупателя было введено в действие только с середины 2019 года. До этого момента доходы организаций без каких бы то ни было проблем подтверждались чеками, не содержащими данных реквизитов.

Да, можно. Это не будет считаться нарушением и не повлечет никаких штрафов. По действующим правилам наличие у работника задолженности по выданным организацией подотчетным средствам не является препятствием для выдачи ему под отчет новых денег. Поэтому деньги могут выдаваться работнику без представления авансового отчета по ранее полученным средствам (указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).

Между тем, накапливать в течение продолжительного времени значительные долги по подотчетным средствам явно не стоит. Налоговики могут посчитать такие действия выплатой подотчетнику материального дохода и доначислить на подотчетные суммы НДФЛ и страховые взносы. Тогда отстаивать свою правоту организации придется в суде.

ИП на УСН «доходы» хоть и должны вести КУДиР, но вносят в нее (кроме доходов) данные только об одних расходах — уплаченных страховых взносах за себя и наемных работников. Несмотря на это Минфин считает, что упрощенцы на объекте доходы в общем порядке должны составлять первичные документы по командировкам, в том числе по произведенным затратам, включая авансовый отчет (Письмо Минфина России от 30.10.2013 № 03-11-11/46198). Причиной, по мнению финансового ведомства, является то, что для упрощенцев независимо от применяемого объекта, сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций.

Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.

Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:

Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.

В командировку можно направить только штатных сотрудников, то есть тех, с которыми заключены трудовые договоры. При этом не имеет значения, где трудится работник: в офисе или на дому. Служебные поездки внештатников не являются командировками, и расходы по ним принимаются в совершенно ином порядке.

  1. Авансовый отчет должен быть обязательно утвержден руководителем. Именно на дату утверждения отчета командировочные расходы признаются в составе налоговых затрат. Если отчет не утвержден, расходы признать нельзя.
  2. Если авансовый отчет разработан организацией самостоятельно, то в нем должны быть указаны все необходимые для «первички» реквизиты. Их перечень приведен в ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
  3. Чеки и другие подтверждающие документы должны быть оформлены таким образом, чтобы можно было идентифицировать расход. То есть одной суммы, например, в чеке гостиницы – недостаточно. Должно быть написано, к примеру «проживание за период…».
  4. Принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.
  • чек ККТ или фискальный БСО – подтверждают расход денег. Суммы, которые сотрудник потратил согласно авансовому отчету, должны соответствовать суммам из этих платежных документов;
  • товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д. – они подтверждают сам факт покупки.
Вас может заинтересовать :  Сделки Не Подлежащие Обязательному Нотариальному Удостоверению 2022

На основании приказа руководителя (либо заявления работника) бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер. Документ составляют по унифицированной форме № КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). И по этому документу выдает работнику наличные средства. Такие правила установлены пунктом 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У

Если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям (а необходимые приложения к нему отсутствуют или оформлены неверно), то выплаты по нему не будут признаны компенсацией командировочных расходов. А значит, инспекторы исключат их из состава расходов при расчете налога на прибыль. Кроме того, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ.

Законодательство не запрещает выдавать денежные средства под отчет путем их перечисления на банковскую карту такого работника. При этом не имеет значения, личная ли это карта работника, открытая им самостоятельно, или так называемая «зарплатная» карта, оформленная на работника в рамках соглашения работодателя с банком для перечисления на нее заработной платы.

Отражение расходов в учете

Такую же позицию заняли судьи. ФАС Московского округа указывал, что командировочные и представительские расходы нужно учитывать в том периоде, в котором утвержден авансовый отчет. Инспекторы утверждали, что расходы относятся к тому периоду, в котором приобретены услуги, но суд их не поддержал (Постановления от 27.02.2012 по делу № А40-49520/11-20-208, от 18.11.2009 № КА-А40/10898-09 по делу N А40-9041/09-108-33).

В соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ если расходы по авансовому отчету связаны с командировками, представительскими или подобными расходами, то учитывать их нужно в периоде утверждения авансового отчета, а не в периоде, к которому данные расходы относятся (период командировки).

Но сам факт арбитражной практики по этому вопросу свидетельствует, что претензии инспекторов не исключены. При этом, если расходы явно относятся к представительским, командировочным или иным подобным (прямо упомянутым в подпункте 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ) вероятность отстоять позицию в суде высокая.

Однако нужно учитывать, что подотчетное лицо может оплачивать не только командировочные расходы. Пункт 2 статьи 272 НК РФ требует учитывать материальные расходы на дату передачи материалов в производство. То есть на дату утверждения авансового отчета расходы на приобретение МПЗ в налоговом учете в любом случае признать нельзя. Затраты на приобретение работ и услуг производственного характера тоже могут относиться к материальным расходам. В этом случае их также нужно признавать на дату подписания акта приемки-передачи работ и услуг (п. 2 ст. 272 НК РФ).

Поэтому вероятность претензий инспекторов значительно повышается, если подотчетное лицо будет оплачивать услуги производственного характера, которые нельзя прямо отнести к командировочным, представительским либо расходам на содержание транспорта.

Авансы поют романсы: как без ошибок заполнять авансовый отчет

В идеале на подобные покупки надо просить предоставить служебную записку с указанием причин, которые подвигли работника на трату собственных средств. Конечно, мало кто так делает, достаточно получить утверждение отчета начальником и можно сказать, что руководство признало затраты обоснованными.

В 2019 году, да и вообще последние годы, с развитием различных кэшбэк-сервисов и бонусных программ сотрудники совершают одну роковую ошибку – оплачивают покупку в рабочих целях баллами, накопленными на личной карте скидок. Естественно в чеке оплата отображается как расчет бонусами, возместить эти затраты организация не может.

К исключительным случаям относится появление подделок. Распознать их нелегко. Допустим, в бухгалтерию предъявляются чеки со всеми необходимыми реквизитами и фискальными данными. При выездной проверке инспектор ФНС решает удостовериться в подлинности чеков. Оказывается, что контрагентов с указанными ИНН, не существовало. Выбила чеки фирма-однодневка, зарабатывавшая таким образом деньги.

  • информацию о системе налогообложения;
  • признак расчета (приход, расход, возврат прихода и т.п.);
  • адрес сайта ОФД, где можно провести проверку подлинности чека;
  • QR-код;
  • телефон или Email покупателя (если направляется электронный чек);
  • место расчетов (адрес здания, юридический адрес компании, сайта).

Во-вторых, организация вправе прописать в локальных документах правила оплаты проживания и проезда. Можно указать, что возмещаются только расходы на билеты эконом-класса, один сотрудник может занимать только односпальный номер и т.д. Аналогично прописываются исключения из правил или зависимость затрат от должности.

Однако нужно учитывать, что подотчетное лицо может оплачивать не только командировочные расходы. Пункт 2 статьи 272 НК РФ требует учитывать материальные расходы на дату передачи материалов в производство. То есть на дату утверждения авансового отчета расходы на приобретение МПЗ в налоговом учете в любом случае признать нельзя. Затраты на приобретение работ и услуг производственного характера тоже могут относиться к материальным расходам. В этом случае их также нужно признавать на дату подписания акта приемки-передачи работ и услуг (п. 2 ст. 272 НК РФ).

Но сам факт арбитражной практики по этому вопросу свидетельствует, что претензии инспекторов не исключены. При этом, если расходы явно относятся к представительским, командировочным или иным подобным (прямо упомянутым в подпункте 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ) вероятность отстоять позицию в суде высокая.

Поэтому в целях снижения рисков и (или) предотвращения налоговых споров целесообразно заранее определить в учетной политике перечень расходов, которые должны учитываться в составе командировочных, и перечень услуг производственного характера, которые должны учитываться в составе материальных затрат. При этом материальные затраты целесообразно оплачивать напрямую (без выдачи средств под отчет). Если подотчетному лицу все же придется оплатить расходы, отнесенные учетной политикой в состав материальных, то учитывать такие затраты нужно будет по правилам пункта 2 статьи 272 НК РФ. То есть на дату подписания акта приемки-передачи услуг, либо на дату передачи в производство материалов.

В соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ если расходы по авансовому отчету связаны с командировками, представительскими или подобными расходами, то учитывать их нужно в периоде утверждения авансового отчета, а не в периоде, к которому данные расходы относятся (период командировки).

Контролеры в своих официальных разъяснениях указывали, что пп.5 п.7 ст. 272 НК РФ нужно применять даже если период командировки и дата утверждения авансового отчета относятся к разным периодам. Так в ситуации, когда сотрудник в 1 полугодии представил авансовый отчет с договором и актом об оказании услуг на получение визы, а отчет был утвержден уже в июле, Минфин России указал, что признавать расходы нужно в момент утверждения отчета (Письмо Минфина России от 18.07.2013 № 03-03-06/1/28117).

Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет

Да, возможно перевести деньги на карту физического лица работника. При соблюдении некоторых условий организация вправе перечислять деньги на личные банковские карточки подотчетных лиц. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288. Денежные средства в подотчет можно перечислять на личные карты сотрудников в целях:

  • оплаты командировочных расходов;
  • оплаты расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг (например, на покупку горюче-смазочных материалов);
  • компенсации документально подтвержденных расходов.
Вас может заинтересовать :  Пример Заполнения 3 Ндфл Продажа Автомобиля В 2022 Году

Опасные ошибки показаны на образце . Суммы в отчете должны совпадать с данными в учете. К первичке нужно приложить документы, которые подтверждают расходы. В отчете компания также отражает долг по предыдущим подотчетным. Теперь выдать под отчет можно, даже если работник не отчитался за предыдущий аванс. Поэтому, если данные в строке «остаток» заполнены, это не ошибка.

Нет, не нужно. Сотрудник, который получил деньги в подотчет, действует по поручению организации. Таким образом, получается, что фактически два юридических лица совершают один расчет, который следует оформлять одним чеком. Этот чек формирует продавец. Подтверждают это письма Минфина от 05.09.2018 № 03-01-15/63182, от 20.08.2018 № 03-01-15/58956, ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566, УФНС по г. Москве от 14.08.2018 № 17-15/176342.

Расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления в произвольном виде, которое приложите к кассовому ордеру. Принимайте заявление только если в нем есть:

  • запись о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
  • запись о сроке, на который выдаются наличные деньги;
  • подпись руководителя;
  • дата.
  • если долг взыскать невозможно из-за истечения срока исковой давности. Датой получения дохода будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно;
  • если работодатель принял решение простить задолженность по подотчетным суммам. Датой получения дохода будет являться дата принятия решения о прощении долга.

Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой

Например, налоговики разрешают доплачивать авиакомпаниям за конкретное место в самолете (письмо Минфина от 27.12.2019 № 03-04-00/102629). Компания включила эти расходы в Положение о командировках, так как на удобном месте сотрудник может начать работать уже в пути. Упаковку багажа в аэропорту объяснили тем, что таким образом исключают кражу документов из чемоданов. VIP-зал в аэропорту за счет компании разрешили посещать руководителям, которые между командировками не успевают заехать домой.

Поездки на такси. Перечислите ситуации, в которых работники могут пользоваться такси. Избегайте общих формулировок. Сотрудники должны знать, когда поездка будет за их счет. Чтобы подтвердить расходы, сотрудники должны брать документы у перевозчика (письмо Минфина от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839).

Подтверждающим документом будет кассовый чек. Дополнительно к чеку гостиница может выдать счет или квитанцию. Гостиница также может включить часть реквизитов в кассовый чек. Например, даты заезда и выезда. На кассовых чеках должны быть все обязательные реквизиты, в том числе QR-код (письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).

Например, 1 апреля работника предупредили о том, что 5 апреля он поедет в командировку в Волгоград. Работник захотел провести в Волгограде выходные и 1 апреля взял билет с вылетом вечером 2 апреля. Приказ о командировке издали только 5 апреля и указали в нем эту же дату начала командировки.

  • на проезд транспортом общего пользования от места проживания до места выполнения служебного поручения;
  • провоз багажа в транспорте общего пользования в месте командировки;
  • такси и каршеринг, если необходимость поездки связана с выполнением служебного поручения.

Таким образом, в общем случае для компенсации расходов, произведенных подотчетным лицом в командировке, необходимо заполнение Авансового отчета (ф. 0504505) с приложением документов, подтверждающих:
– факт получения объекта НФА, оказания услуг, выполнения работ;
– факт оплаты подотчетным лицом.

В соответствии с п. 216 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) Авансовому отчету (ф. 0504505) подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы. Фактически израсходованные подотчетным лицом суммы и реквизиты документов, подтверждающих произведенные расходы, указываются на оборотной стороне в графах 1-6 (смотрите Методические указания по заполнению Авансового отчета (ф. 0504505), утвержденные приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие гостиничные услуги, вправе самостоятельно разработать документ (договор), подтверждающий оказание соответствующих услуг физическим лицам. При этом он должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 20 постановления Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085 “Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации”.

Сотрудник находился в командировке в г. Москве. Он предоставил квитанцию за проживание в гостинице в сумме 5300 рублей и кассовый чек. Кассовый чек и квитанция оформлены на имя сотрудника. Перед командировкой денежные средства не выдавались. Квитанция содержит следующую информацию: реквизиты отеля (наименование, адрес, ИНН), вид услуги (проживание), даты проживания, стоимость услуги, размер оплаты, должность ответственного лица, его подпись, печать. Могут ли быть возмещены сотруднику расходы по проживанию на основании представленных документов?

По общему правилу факт оплаты товаров (работ, услуг) наличными денежными средствами и (или) с использованием платежных карт должен подтверждаться предоставляемыми подотчетными лицами чеками контрольно-кассовой техники (п. 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, далее – Закон № 54-ФЗ).

Распечатки электронных отчетов о поездке, содержащие информацию о маршруте, времени и стоимости поездки, с сервиса агрегатора; распечатки электронных чеков ККТ (БСО) по каждой транзакции оплаты поездки привязанной личной банковской картой работника, списанию средств за платную отмену поездки, перечислению чаевых водителю, возврату денежных средств

Официальных разъяснений Банка России о форме заявления о получении подотчетных сумм на данный момент нет. В случае, когда выдача денег под отчет осуществляется по заявлению работника (а не по приказу о выдаче денег под отчет), в нем следует указать сумму к получению, срок, на который она выдана, подпись руководителя и дату, как было ранее указано в пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У, до внесения в него изменений Указанием N 5587-У. Иначе смысл заявления теряется — кассир не сможет определить, сколько именно денег он должен выдать и может ли в принципе это сделать.

Перевозочные документы: железнодорожный билет, абонемент на пригородные поезда, транспортные карты, багажная квитанция, посадочный купон, распечатка контрольного купона электронного проездного документа на поезд дальнего следования или пригородного сообщения, распечатка электронной багажной квитанции (ст. 82 Федерального закона от 10.01.2003 N 18-ФЗ «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации», п. п. 78, 80 Правил перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом, утв. Приказом Минтранса России от 19.12.2013 N 473, п. п. 2, 3.2, 3.5, 5 Приложения к Приказу Минтранса России от 21.08.2012 N 322, Приказ Минтранса России от 10.08.2017 N 295).

В связи с изданием Указания N 5587-У не были внесены изменения в п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749), согласно которому работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. Пункт 26 Положения N 749 является специальной нормой права, устанавливающей согласно ст. 166 ТК РФ порядок направления работников в командировки, в том числе обязанность представления работником авансового отчета по командировке в трехдневный срок.

В коммерческих организациях авансовый отчет составляется по унифицированной форме АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, или по самостоятельно разработанной форме (ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).