Главная / Права потребителей / Приказ о расходах на мобильную связь

Приказ о расходах на мобильную связь

  1. Для повышения результатов образовательной деятельности и эффективного взаимодействия с 1 декабря 2023 г. установить компенсацию использования мобильных телефонов согласно занимаемой должности.
  2. Выплачивается компенсация услуг связи
  • директору
  • главному бухгалтеру
  • руководителю отдела кадров
  1. Для каждого назначается ежемесячная выплата в сумме:
  • директору — 1500,00 руб.
  • главному бухгалтеру — 500,00 руб.
  • руководителю отдела кадров — 500,00 руб.
  1. Работник, получающий компенсацию, обязан быть доступен для вызова в рабочее время.
  2. Главному бухгалтеру Викторовой В.В. заключить договоры о возмещении расходов с каждым сотрудником и обеспечить их учет.
  3. Контроль за выполнением приказа осуществляет директор.

ВНИМАНИЕ! Тем, кто сомневается, обязан ли работник предоставлять детализацию звонков по личной сим-карте, сообщаем, что по закону сотрудник не обязан предъявлять такой отчет. Но попросить сотрудника делать это в добровольном порядке для экономического обоснования затрат не запрещено.

Если сим-карта оформляется на предприятие и оно самостоятельно оплачивает услуги мобильного оператора, для каждого работника устанавливается определенный лимит и осуществляется учет расходов сотрудников на сотовую связь и их оформление. Оформление происходит следующим образом:

  1. Руководитель предприятия издает приказ, где указывает список должностей, в отношении которых будет действовать возмещение расходов.
  2. Подписывается договор с сотовым оператором.
  3. Подписывается соглашение с работником о выделении ему сотового рабочего телефона или sim-карты, отдельно оговаривается установленный лимит.
  4. Ежемесячное предоставление мобильным оператором документов для учета расходов: счета-фактуры, акты, детализации вызовов по каждому номеру.

Бухгалтерский учет компенсации услуг связи генеральному директору и другим сотрудникам производится при условии, что переговоры осуществлялись с целью получения организацией прибыли. Если свидетельства экономической обоснованности затрат отсутствуют, они не принимаются к учету.

Приказ о расходах на мобильную связь

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
 Расходы на компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества и на оплату услуг связи могут быть учтены при исчислении налога на прибыль, если такие расходы документально подтверждены и экономически обоснованы (связаны с производственной необходимостью).

Обоснование позиции:
 В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Таким образом, как прямо следует из процитированной нормы, при использовании личного имущества работник может получать от работодателя два вида выплат:
— компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
— возмещение расходов, связанных с использованием имущества.
Размер данных выплат определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
В ТК РФ компенсации за использование сотового телефона отдельно не выделены, поэтому никаких специальных норм для таких компенсаций не предусмотрено. По сути, стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). Кроме того, дополнительно к этой сумме работодатель имеет полное право возмещать сотруднику все расходы, связанные с использованием телефона, в частности затраты на сотовую связь, при условии закрепления данных выплат соответствующим локальным нормативно-правовым актом. Отметим, что в случае компенсации за услуги сотовой связи можно говорить о компенсации расходов, связанных с использованием имущества в служебных целях, даже если по договоренности сторон износ (амортизацию) самого имущества (личного телефона) работодатель не компенсирует.

Для документального подтверждения расходов на компенсацию за использование личного имущества работника необходимы:
1) соглашение между работником и работодателем, выраженное в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В соглашении должны быть отражены:
— вид используемого имущества и его характеристики;
— порядок использования имущества;
— размер компенсации за использование;
— факт принадлежности имущества работнику*(1);
— порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества.
При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.;
— срок использования имущества;
2) приказ руководителя организации, в котором указывается размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования имущества (смотрите примерную форму такого приказа).
3) Расчеты размеров компенсации. Например, размер компенсации может определяться исходя из стоимости используемого работником имущества, интенсивности его использования в служебных целях и т.п.
4) Документы (их копии), подтверждающие экономическую оправданность расходов на компенсации (производственную необходимость).

В отношении расходов на компенсацию личного имущества отметим следующее.
В пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, упомянуты только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
Расходы на компенсацию за использование иного личного имущества работника в главе 25 НК РФ прямо не упоминаются.
Поскольку перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, не является исчерпывающим, суммы компенсаций, начисленные работникам за использование ими для выполнения служебного задания личного имущества (кроме легкового автотранспорта), поименованного в ст. 188 ТК РФ, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (смотрите также письма Минфина России от 08.12.2006 N 03-03-04/4/186, от 15.08.2005 N 03-03-02/61).
В соответствии с пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на оплату услуг связи.
По мнению специалистов Минфина России и налоговых органов, вышеуказанная норма применяется как в случае, когда услуги оператора сотовой связи для ведения служебных переговоров приобретаются самой организацией, так и в случае, когда услуги сотовой связи оказываются непосредственно работникам и компенсируются организацией-работодателем (письма Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15, УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@, от 18.06.2009 N 16-15/061735).
Для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения, по мнению чиновников, необходимо иметь: утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи; договор с оператором на оказание услуг связи; счета оператора связи. Также для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств (письма Минфина России от 23.06.2011 N 03-03-06/1/378, от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178).
Кроме того, с точки зрения представителей финансового ведомства, форма счета оператора связи должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком (организацией) абонентскому номеру (письмо Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418)*(2). Смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.2*(3).
Таким образом, для безрискового признания расходов на услуги связи по пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ требуется оформление достаточно объемного пакета документов.
Вместе с тем существует позиция, что, если компенсация работникам затрат на услуги сотовой связи предусмотрена трудовым договором, такую компенсацию организация вправе признать для целей налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда как другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым и (или) коллективным договором (п. 25 ст. 255 НК РФ). Действительно, перечень расходов на оплату труда не является исчерпывающим, т.е. позволяет учитывать как прямо поименованные в нем выплаты работникам, так и иные выплаты, если они указаны, в частности, в трудовом договоре. Однако следует помнить, что такие расходы должны соответствовать требованиям ст. 252 НК РФ (экономически оправданными и направленными на получение дохода). При таком подходе проблема, на наш взгляд, состоит в том, что включение расходов на сотовую связь в состав расходов на оплату труда приведет к потере компенсационного характера выплаты и к необходимости применить к таким выплатам в пользу сотрудника «зарплатные налоги» (НДФЛ, страховые взносы), что, на наш взгляд, не будет справедливым в отношении работника (удерживается НДФЛ), а кроме того, и увеличит базу по начислению страховых взносов для организации. Поэтому мы не рекомендуем руководствоваться такой позицией.

————————————————————————-
*(1) По поводу документального подтверждения принадлежности используемого имущества контролирующие органы разъясняли, что работник, получающий компенсацию за использование личного имущества в служебных целях, должен предоставить организации документы, подтверждающие его право собственности на это имущество (смотрите письма УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115 и Минфина России от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138). Однако такое требование не является законным. Ни в НК РФ, ни в ТК РФ нет требования о представлении документов, подтверждающих право собственности. Кроме того, ни в одном нормативном акте не сказано, какие документы могут подтверждать право собственности физического лица на такое имущество, как мобильный телефон. Накладные на приобретение, товарные чеки не подтверждают право собственности. Они лишь могут подтвердить, что физическое лицо понесло соответствующие затраты на приобретение имущества. Заметим, что в письме Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 использована более мягкая формулировка: в организации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность имущества работнику. Мы считаем, что подтвердить принадлежность имущества работнику можно непосредственно в соглашении, определяющем порядок выплаты компенсации. В нем достаточно указать, что работник в служебных целях использует «принадлежащее ему» имущество и указать, какое конкретно.
*(2) В то же время существует арбитражная практика, в соответствии с которой наличие детализированного счета оператора не является обязательным для подтверждения обоснованности осуществленных расходов на услуги сотовой связи (смотрите, например, постановления ФАС Московского округа от 19.07.2007 N КА-А40/5441-07, от 11.12.2007 N КА-А40/12690-07, постановления ФАС Северо-Западного округа от 29.10.2007 N А05-3408/2007, ФАС Поволжского округа от 09.11.2006 N А65-29284/2005-СА2-8, ФАС Северо-Западного округа от 08.12.2005 N А56-50572/04).
*(3) Здесь при рассмотрении вопроса о признании в целях главы 25 НК РФ компенсации по оплате услуг сотовой связи, выплаченной руководителю (служебные звонки производились с его личного телефона), было сказано, что если услуги сотовой связи, оказываемые непосредственно руководителю организации, носят производственный характер (что документально подтверждено), то компенсация руководителю оплаты указанных услуг учитывается в целях налогообложения прибыли. При этом в организации должны храниться документы (или их заверенные в установленном порядке копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество (заключенный с сотовой компанией договор об оказании услуг связи), а также документы, подтверждающие расходы, понесенные им при использовании имущества в служебных целях (детализированный отчет оператора сотовой связи, выписанный на физическое лицо). В отчете указываются все задействованные телефонные номера и стоимость каждого разговора. Если документы, подтверждающие производственный характер переговоров, проведенных сотрудниками по их личным мобильным телефонам, отсутствуют, такие переговоры рассматриваются как звонки частного характера и выплаченная сотрудникам компенсация не учитывается для целей налогообложения прибыли.

  • Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
  • Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.
Вас может заинтересовать :  Программа Переселения Из Мурманской Области В 2023 Очередь

Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление НДФЛ, страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.

Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.

Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи. В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке. Объем выплат нужно указать в трудовом договоре. Если трудовой договор уже составлен, пункт об объеме возмещения можно прописать во вспомогательном соглашении.

К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.

Компенсация мобильной связи работникам

Общение с контрагентами посредством мобильной связи — важная часть работы работников многих организаций, ведущих различную деятельность. Как оформить компенсацию за мобильную связь сотруднику, зависит от того, кто заключил договор с мобильным оператором: сама организация или непосредственно работник.

Компенсация расходов на мобильную связь сотруднику — это выплата, возмещающая затраты работника на служебные переговоры с использованием услуг сотовых операторов. Чтобы избежать претензий контролирующих органов, соберите полный пакет документов, подтверждающий производственный характер переговоров.

Организация вправе сама заключить договор корпоративной сотовой связи с оператором. В этом случае телефонный номер закрепляется за организацией и она сама оплачивает услуги оператора. Для контроля каждому сотруднику устанавливается лимит расходов. Вот как оформить компенсацию расходов на сотовую связь в данном случае:

  1. Решение о подключении корпоративного тарифа руководитель компании закрепляет приказом. В нем указывается перечень должностей, которые вправе пользоваться корпоративной связью и лимиты услуг.
  2. Организация заключает договор на корпоративный тариф с оператором.
  3. С сотрудником заключается соглашение о предоставлении телефона и/или sim-карты с установленным лимитом.
  4. Ежемесячно мобильный оператор предоставляет документы, подтверждающие расходы: акты, счета-фактуры, детализацию звонков (иных услуг) по каждому номеру, закрепленному за организацией.
  1. Подготовить и издать приказ о компенсации мобильной связи сотрудникам, в котором прописывается перечень должностей работников, которым необходимо использование сотовой связи, объем компенсируемых расходов.
  2. Прописать в трудовом договоре или соглашении с каждым сотрудником условия и размер возмещения затрат на телефонные переговоры.
  3. Получить от каждого сотрудника копию договора с мобильным оператором.
  4. Обязать каждого работника предоставлять детализацию звонков, произведенных в интересах организации.

Обратите внимание: учреждение вправе включить в расчет налога на прибыль расходы на услуги связи, произведенные сверх нормативных затрат, покрываемых за счет субсидий на выполнение государственного задания, при условии что данные расходы относятся и к деятельности, приносящей доход, и к уставной бюджетной деятельности, а также соответствуют критериям ст. 252 НК РФ. В этом случае такие расходы подлежат распределению в соответствии с п. 1 ст. 272 НК РФ (письма Минфина РФ от 08.12.2023 № 03-03-06/3/73328, от 30.12.2023 № 03-03-06/3/79616, от 03.11.2023 № 03-03-06/3/64622).

Однако в рамках приносящей доход деятельности обоснованные и документально подтвержденные расходы учреждения могут учитываться при исчислении налога на прибыль. Итак, по пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, а также при условии включения данных о размерах и условиях осуществления соответствующих компенсационных выплат в трудовой договор.

Согласно пп. «д» п. 20 Положения № 640 затраты на приобретение услуг связи включаются в состав нормативных затрат на общехозяйственные нужды на оказание государственных услуг в рамках государственного задания. Следовательно, расходы на услуги связи могут полностью или частично покрываться за счет средств субсидии, предоставляемой учреждению на выполнение госзадания.

Согласно Указаниям № 65н расходы учреждения на оплату услуг связи относятся на код вида расходов 244 и подстатью 221 «Услуги связи» ­КОСГУ. В бухгалтерском учете расчеты с поставщиками услуг связи отражаются на счете 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи». Основанием для принятия к учету расходов на услуги связи является подписанный сторонами договора акт оказанных услуг. Отметим, что бухгалтерские записи делаются в соответствии:

– с Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (для автономных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет средств от приносящей доход деятельности, грантов в соответствии с положением о закупках).

  • Учесть стоимость разговоров можно, только если они будут документально подтверждены. Для этого руководитель должен утвердить перечень должностей сотрудников, которые используют личные мобильные телефоны в работе. А в их должностных инструкциях при этом прописывается необходимость использования мобильника в работе. Также в качестве документального подтверждения потребуются детализированные счета оператора связи.

А вот порядок действий работодателя в случае превышения лимита лучше прописать в отдельном внутреннем документе. Например, в правилах пользования служебными мобильными телефонами (далее — правила). И указать возможные варианты действий. Так, фирма может признать сверхлимитные звонки материальным ущербом и взыскать его с работников либо же она вправе оплатить все расходы на сотовую связь сама при определенных обстоятельствах, которые лучше предусмотреть заранее.

Вас может заинтересовать :  Пособие С 3 До 7 Для Малообеспеченных В Пермском Крае

Если все сверхлимитные были по работе, то существует только один законный вариант того, как действовать, — оплатить разговоры. Однако прежде от руководителя получите приказ на единовременное повышение лимита расходов на связь (образец на рис. 3). А от сотрудника возьмите заявление с подробным изложением причин разговора (рис. 4). На основании таких документов признайте полную стоимость телефонных переговоров работника по служебному мобильному в расходах при УСН (пп. 18 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ). В бухучете все затраты на связь (с перерасходом) включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. п. 5 и 7 ПБУ 10/99). И в зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник, сделайте запись:

Кроме того, возмещенную сумму вам нужно включить в состав доходов (п. 1 ст. 346.15, ст. ст. 249 и 250 НК РФ). Их можно рассматривать либо как внереализационные доходы (Письмо Минфина России от 03.12.2009 N 03-03-05/224), либо как поступления от реализации (Письмо Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2). На наш взгляд, лучше первое.

Тем, кто решил не оплачивать сверхлимитные звонки, целесообразно отразить в правилах еще один важный момент — информацию о том, что при превышении лимита расходов на сотовую связь по производственной необходимости он может быть увеличен однократно по распоряжению руководителя. Поскольку иногда перерасход может возникнуть и из-за звонков по работе. Информацию о том, какие формулировки можно использовать, оформляя правила, мы представили на рис. 2.

Приказ о расходах на сотовую связь (Вариант)

После получения счетов за мобильную связь, Ответственный проверяет связаны ли расходы с производственной деятельностью, а так же соответствие фактических расходов установленным лимитам. В случае превышения фактических расходов над установленным лимитом, Ответственный сообщает руководителю фамилию сотрудника, допустившего превышение лимита и сумму превышения. Одновременно Ответственный сообщает сотруднику, допустившему превышение, о наличии превышения лимита и величину превышения.

8. В случае увольнения сотрудника, который пользовался услугами сотовой связи за счет Организации, телефон и SIM карта сдается Ответственному. После этого Ответственный запрашивает у оператора сотовой связи распечатку разговоров за период с начала месяца по дату получения им телефона. Лимит за неполный месяц рассчитывается пропорционально календарным дням.

  1. Права и обязанности работников в связи с предоставлением корпоративной услуги. Пропишите в Положении, могут ли сотрудники пользоваться корпоративной связью в нерабочее время, по выходным, в отпуске и т.д. Причем эти правила могут различаться для разных должностей.

Вариант 2. «Лишние» расходы появились из-за того, что сотрудник использовал мобильную связь в личных целях. В таком случае можно обязать его возместить сумму перерасхода компании. Перечислить деньги сотрудник может на расчетный счет или внести в кассу организации.

  • увольнение сотрудника;
  • переход сотрудника в другое подразделение;
  • нарушение сотрудником правил использования служебной связи.
  1. Порядок учета расходов на корпоративную связь. Пропишите, кто и в каком порядке ведет учет расходов, выявляет превышение лимита или использование сим-карты в личных целях и информирует об этом работников.
  1. Перечень должностей работников, которым предоставляется мобильная связь (далее — перечень), и лимиты расходов на нее (при выборе тарифа с поминутной (посекундной) тарификацией). Как правило, сам перечень оформляется приложением к Положению. А в Положении лишь упоминается, что такой перечень есть. Хотя при желании перечень можно привести и в самом документе. Ограничений на этот счет нет. С лимитами, если они устанавливаются, можно поступить аналогично.

Определите, могут ли сотрудники использовать корпоративную связь в личных целях. И если могут, пропишите порядок такого использования. Например, выбирая тариф с поминутной (посекундной) тарификацией, в Положении можно указать, что разговоры личного характера организация оплачивает только в пределах лимита, который устанавливается в целом на служебные и личные разговоры работника.

Как оформить компенсацию расходов на мобильную связь работникам

А вот компенсация услуг связи генеральному директору производится без дополнительного подтверждения детализацией. Если в договоре с оператором сотовой связи указан единственный пользователь (директор) и акт оказанных услуг это подтверждает, нет необходимости предоставлять дополнительные документы (постановления АС трех инстанций по делу №А63-5953/2023 от 29.01.2023). Затраты в таком случае относят к прочим расходам на производство и реализацию пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ (постановление кассации №Ф08-6112/2023 от 08.08.2023).

  1. Указать основные реквизиты приказа — номер, дату, место издания.
  2. Определить цель издания распоряжения — например, производственная необходимость.
  3. Изложить суть — компенсировать сотрудникам использование личного имущества (телефон, ноутбук, оборудование) и затраты, связанные с его использованием (связь, интернет, амортизация).
  4. Установить дату начала возмещения.
  5. Перечислить работников, которым возмещают издержки.
  6. Установить лимиты (при использовании лимитов в организации).
  7. Подписать приказ у руководителя.
  1. ИФНС при проверке требует детализацию звонков для экономического обоснования расходования средств и подтверждения служебного характера телефонных разговоров (письмо УФНС по г. Москве №16-15/ [email protected] от 05.10.2010). Этой позиции придерживается и Минфин — детализация позволяет отследить служебные звонки (письма №03-03-04/3/15 от 27.07.2006, №03-03-06/1/350 от 05.06.2008, №03-03-07/2 от 19.01.2009).
  2. Суды утверждают обратное. В Налоговом кодексе нет перечня документов, который подтверждает служебный характер издержек на мобильную связь, детализация не является обязательной бумагой (постановление ФАС МО №КА-А40/7416-09 от 06.08.2009). Судебные органы отсылают к тому, что содержание переговоров — это тайна, охраняемая законом (ст. 63 126-ФЗ от 07.07.2003, определение КС РФ №345-О от 02.10.2003, постановление ФАС МО №КА-А40/4697-09-2 от 03.06.2009).
  • должностной инструкцией — в ней указывают, что при выполнении работы требуется использовать мобильный телефон и, соответственно, услуги мобильного оператора;
  • трудовым договором — в нем указывают размер и порядок компенсации издержек;
  • договором с мобильным оператором — в нем подтверждают регистрацию номера телефона за конкретным служащим;
  • счетами за связь — в них указывается сумма затрат.

Руководитель в обязательном порядке издает приказ, регламентирующий возмещение расходов на мобильные звонки по работе. В ст. 188 ТК РФ и других законодательных нормативах указано, достаточно ли только приказа на компенсацию сотовой связи, — нет, недостаточно. Компенсацию использования личного имущества в рабочих целях указывают в должностных обязанностях, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (письма Минфина №03-04-06-01/138 от 17.06.2009, №03-04-06/6-327 от 31.12.2010, Минздравсоцразвития №550-19 от 12.03.2010, №1343-19 от 26.05.2010).

Также решение об оплате расходов сверх установленных лимитов на услуги служебной подвижной связи, произведенных в международном роуминге в период нахождения должностного лица в служебной командировке, может быть принято руководством Министерства при принятии решения о командировании должностного лица за пределы Российской Федерации.

— гражданские служащие, замещающие должности, относящиеся к главной или ведущей группе должностей категории «специалисты», в обязанности которых входит исполнение функций руководителей секретариатов первого заместителя Министра, статс-секретаря — заместителя Министра, заместителя Министра — руководителя Федерального агентства по управлению государственным имуществом, заместителей Министра;

— иные гражданские служащие, замещающие должности, относящиеся к главной или ведущей группе должностей категории «специалисты», по решению заместителя Министра, координирующего и контролирующего работу Департамента управления делами и Финансового департамента, принятому на основании письменного обращения руководителя соответствующего структурного подразделения.

8. Учет расходов бюджетных средств на услуги служебной подвижной связи и служебного мобильного доступа к сети «Интернет» ведется Финансовым департаментом ежемесячно на основании представленных Департаментом управления делами данных лицевых счетов Министерства, документов, подтверждающих фактически произведенные расходы по каждому абонентскому номеру (детализации переговоров, счета-фактуры и прочее).

— гражданские служащие, замещающие должность начальника отдела структурного подразделения Министерства, относящуюся к главной группе должностей категории «специалисты»: начальник протокольного отдела Департамента организационного обеспечения и коммуникаций, начальник отдела пресс-службы и информации Департамента организационного обеспечения и коммуникаций;

Компенсация мобильной связи в 2023 году

  1. Покупает мобильные телефоны, заключает договор с оператором связи и оформляет у него SIM-карты, а сотрудник использует аппарат в рамках утвержденных начальством лимитов.
  2. Компенсирует сотруднику, использующему личный телефон, затраты на оплату услуг сотового оператора. В затраты включается и амортизация личного имущества служащего.
  3. Предлагает сотруднику заключить договор аренды его личного телефона для нужд компании.
  • трудовой договор, в котором написано об обязанности нанимателя компенсировать расходы служащего на сотовую связь (или приложение к трудовому договору – так проще изменить условия осуществления выплат в будущем при изменении стоимости услуг мобильных операторов);
  • приказ начальства сотрудника об обязательном возмещении расходов сотрудника на мобильную связь;
  • договор с мобильным оператором о предоставлении услуг связи;
  • детализация звонков от обслуживающего мобильного оператора;
  • заявление работника о том, что он понес определенные затраты на мобильную связь в служебных целях;
  • отчет сотрудника обо всех звонках с мобильного телефона (необходимо указать сведения о собеседнике, времени совершения звонка, его продолжительности и стоимости).
Вас может заинтересовать :  Льгота в детский сад малоимущим семьям в челябинске

Не только сотрудник, но и наниматель обязан позаботиться о документах, которые помогли бы оправдать его расходы на выплату компенсаций за мобильную связь перед налоговой службой. Чтобы доказать, что он понес обоснованные убытки, работодателю следует:

  1. Перед тем, как договориться об использовании личного мобильного телефона служащего и получении компенсации расходов, наниматель обязан потребовать от служащего предоставления документа, который бы доказывал, что он является владельцем телефона.
  2. С компенсационных сумм наниматель может не удерживать НДФЛ, если он заранее установит ограничения на пользование мобильной связью. В будущем разрешено увеличить лимиты.
  3. Если сотрудник превышает установленные работодателем пределы на пользование мобильной связью, он получает компенсацию только по затратам, которые укладываются в оговоренные границы – остальные затраты возмещаются из личных денег служащего. Если же, наоборот, сотрудник получил компенсацию в большем размере, чем это требовалось, остаток переносится на будущий месяц.

Чтобы сотрудник мог гарантировать себе возмещение затрат на мобильную связь, необходимо позаботиться о том, чтобы в наличии были все перечисленные ниже документы. В противном случае, наниматель будет вправе отказать в выплате, и закон будет на его стороне. Из документов понадобятся следующие бумаги:

на основании
п. 3 ст. 250 НК РФ
, согласно которому внереализационными доходами налогоплательщика признаются, в частности, доходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных обязательств, а также сумм возмещения убытков или ущерба.

, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств, то превышение работником установленного лимита в целях налогообложения прибыли будет учитываться
в составе прочих расходов
только после того, как работник возместит организации указанные затраты.

взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится
по распоряжению работодателя
. Распоряжение может быть сделано
не позднее одного месяца
со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Выбор наиболее подходящего для конкретной фирмы механизма контроля расходов на связь, корректное отражение в бухгалтерском учете, а также правильное документальное оформление дают возможность без проблем признать их в налоговом учете как прочие расходы по производству, реализации продукции (ст. 264 п. 1-25, НК РФ). Есть возможность списать их в НУ и «упрощенцам» (ст. 346.16 п. 1-18 НК РФ).

  • необходимость использования сотовой связи необязательно должна быть прописана в должностной инструкции и трудовом договоре;
  • пользоваться мобильной связью возможно даже при наличии убытка фирмы;
  • документы, подтверждающие экономический эффект от переговоров (к примеру, заключенный договор с контрагентом), не требуются;
  • сотовый оператор необязательно должен иметь отношения к региону нахождения фирмы.

Корпоративная мобильная связь

Федеральным законом № 533‑ФЗ предусмотрен запрет для компаний и ИП для предоставления своим работникам и другим физлицам корпоративной мобильной связи без фиксации сведений о них в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА). В ней нужно будет отражать и другую информацию.

Если стоимость SIM-карты полностью или частично зачисляется на лицевой счет абонента и в дальнейшем расходуется на оплату услуг связи (при этом стоимость услуги по подключению равна нулю), то в момент покупки стоимость SIM-карты в расходы не включается, а признать в целях исчисления налога на прибыль уплаченные суммы (без НДС) можно по мере использования услуг связи (пп. 3 п. 7 ст. 272, пп. 1, 2 ст. 318 НК РФ).

– порядок выдачи и сдачи телефонов и SIM-карт (кто и в каком порядке выдает работникам телефоны и SIM-карты, какие документы (служебная записка, приказ, распоряжение) являются основанием для их выдачи). Отдельно следует предусмотреть ситуацию, когда мобильные телефоны и SIM-карты периодически передаются разным работникам (журнала выдачи сотрудникам телефонов и SIM-карт). Также необходимо четко определить, при каких обстоятельствах сотрудник должен сдать SIM-карту (увольнение, переход в другое подразделение, нарушение сотрудником правил использования служебной связи и др.);

Сверхлимитные разговоры не могут быть признаны экономически обоснованными, и без дополнительного согласования с руководством их нельзя учесть в налоговых расходах (пп. 25 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03‑03‑06/2/178).

Если сумма, уплаченная за SIM-карту, на абонентский счет не зачисляется и является платой за предоставление телефонного номера, то такая сумма (без НДС) учитывается в расходах единовременно. «Входной» НДС, относящийся к стоимости SIM-карт, принимается к вычету в полной сумме после получения счета-фактуры

  1. Руководитель предприятия издает приказ, где указывает список должностей, в отношении которых будет действовать возмещение расходов.
  2. Подписывается договор с сотовым оператором.
  3. Подписывается соглашение с работником о выделении ему сотового рабочего телефона или sim-карты, отдельно оговаривается установленный лимит.
  4. Ежемесячное предоставление мобильным оператором документов для учета расходов: счета-фактуры, акты, детализации вызовов по каждому номеру.

Чтобы ответить на вопрос, достаточно ли только приказа на компенсацию сотовой связи, обратимся к письму УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/[email protected] В нем говорится, что необходимость использования сотового для выполнения рабочих обязанностей следует зафиксировать и в должностной инструкции сотрудника.

  • в каком размере компенсировать использование телефона работникам, в каком порядке и в какие сроки будут производиться выплаты на мобильную связь;
  • на каких условиях будут возмещаться расходы на сотовую связь;
  • установить, в каких документах будут фиксироваться обоснования, согласно которым предприятие компенсирует сотрудникам затраты на сотовую связь.
  • Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
  • Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
  • Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
  • Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.

Как работают лимиты? Рассмотрим на примере. Лимит на телефонную связь в компании составляет 3 000 рублей в месяц. Сотрудник «наговорил» на сумму 3 500 рублей. В этом случае будет возмещена только сумма 3 000 рублей. 500 рублей придется уплатить самому работнику.

В целях обеспечения в ООО «______________» быстрого доступа и оперативного обмена информацией между работниками предприятия и контрагентами, а также для эффективного выполнения производственных и административно — управленческих функций, связанных с подготовкой, организацией, ведением производства и продажей продукции

4.2. Работникам запрещено использовать служебную мобильную связь в личных целях. В случае обнаружения подобного факта работник лишается права на использование служебной мобильной связи и обязан сдать служебный мобильный телефон ____________ ___________________________________________.

Письменную претензию вместе с детализацией счета и копией договора нужно подать оператору, который обязан рассмотреть ее в течение 2 месяцев. После этого компания должна направить на указанный адрес письменное обоснование. Если оператор признает свою ошибку, он сделает перерасчет, в противном случае не останется ничего больше, кроме как обратиться в суд.

  • Корпоративная сотовая связь: договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю.
    • Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь: каждый работник заключает договор с сотовым оператором от своего имени и использует личную сим-карту для служебных звонков.

    (должность) (Ф.И.О.) (лимит расходов) 2. _____________________ — ____________________ ______________________. (должность) (Ф.И.О.) (лимит расходов) 3. _____________________ — ____________________ ______________________. (должность) (Ф.И.О.) (лимит расходов) 4. _____________________ — ____________________ ______________________. (должность) (Ф.И.О.) (лимит расходов) 2. В случае превышения указанных лимитов сумма превышения удерживается следующим образом: ______________________________________. 3. Контроль за соблюдением работниками установленного лимита, использования и возврата средств мобильной связи работником осуществляет _____________________________________________. (указать должность ответственного лица) 4. Сотруднику отдела кадров _______________________ ознакомить работников, указанных в п. 1, с настоящим приказом. Руководитель организации _________________/_______________ Главный бухгалтер _________________/________________ С приказом работник ознакомлен ________________ «___»________ ___ г. (личная подпись) ________________ «___»________ ___ г. (личная подпись) ________________ «___»________ ___ г. (личная подпись) ________________ «___»________ ___ г.

    15 Фев 2023              144      
    • Популярное
    Новости

    © 2024 Система права в РФ · Копирование материалов сайта без разрешения запрещено